Kabinen, die länger belegt sind als die Behandlung dauert, 10er-Blöcke, Hautanamnese und Gutscheine: So organisierst du dein Kosmetikstudio digital.
Angenommen, eine klassische Gesichtsbehandlung dauert bei dir 50 Minuten. Mit Vorbereitung, Desinfektion und frisch bezogener Liege ist die Kabine aber gut eine Stunde belegt. An solchen Details zeigt sich, ob eine Kosmetikstudio-Software zu deinem Alltag passt oder nur ein hübsches Terminbuch ist.
Steht im Kalender nur die Behandlungszeit, wartet die nächste Kundin irgendwann vor einer besetzten Tür. Eine gute Lösung kann deshalb mehr: Behandlungen mit echter Belegzeit, Kabinen als eigene Ressource, Serien und 10er-Blöcke, eine Kartei für Hauttyp und Allergien und Gutscheine, die vor Weihnachten nicht in einer Excel-Liste untergehen.
Das Wichtigste in Kürze
Bevor du über Online-Buchung nachdenkst, lohnt sich ein ehrlicher Blick auf deine Behandlungsliste. Für jede Behandlung brauchst du vier Angaben: reine Behandlungszeit, Vor- und Nachbereitung, Preis und wer sie anbietet. Die Brauenlaminierung macht vielleicht nur eine Kollegin, die apparative Behandlung nur, wer dafür eingeschult ist.
In BigCRM legst du pro Mitarbeiter:in fest, welche Leistungen sie anbietet. Die Online-Buchung zeigt dann nur Kombinationen, die wirklich gehen. Kategorien wie Gesicht, Hände und Füße oder Wimpern und Brauen halten die Buchungsseite übersichtlich. Zum Start musst du nicht bei null anfangen: Das Kosmetikpaket von BigCRM bringt einen Behandlungskatalog als Vorlage mit, du passt nur noch Zeiten, Preise und Team an. Wie der Katalog mit Website, Buchung und Kartei zusammenspielt, zeigt der Leitfaden Digitalisierung im Dienstleistungsbetrieb.
Die folgende Tabelle zeigt, wie groß der Unterschied sein kann. Die Werte sind ein Beispiel, deine eigenen kennst du am besten.
| Behandlung (Beispiel) | Behandlungszeit | Vor- und Nachbereitung | Kabine belegt |
|---|---|---|---|
| Klassische Gesichtsbehandlung | 50 Min. | 15 Min. | 65 Min. |
| Wimpernlifting | 45 Min. | 10 Min. | 55 Min. |
| Ganzkörperpeeling mit Packung | 40 Min. | 20 Min. | 60 Min. |
| Maniküre mit Lack | 40 Min. | 10 Min. | 50 Min. |
Eine gute Software rechnet die Nachbereitung in jede Buchung ein und blockiert Kabine und Kosmetikerin für die ganze Zeit. In BigCRM prüft der Kalender Doppelbuchungen für Personen und Räume, auch wenn du einen Termin per Drag & Drop verschiebst. Arbeitet eine Kollegin immer in derselben Kabine, hinterlegst du sie als festen Platz. Genehmigter Urlaub sperrt die Online-Buchung für diese Person automatisch.
Besonders bei mehreren Behandlungen hintereinander zahlt sich das aus. Bucht eine Kundin Maniküre und Pediküre in einem Termin, rechnet das System die Dauer aus beiden Leistungen zusammen.
Manche Behandlungen bietest du als Serie an, etwa eine Reihe von Fruchtsäurepeelings oder die regelmäßige Maniküre. Auf Papier führt das zu der Frage, die jedes Studio kennt: „Wie viele hab ich noch?“ Dann blätterst du in der Mappe, während die nächste Kundin wartet.
Digital zählt jeder erledigte Termin automatisch eine Einheit ab. Im Kundenportal sieht die Kundin ihren Reststand selbst, zusammen mit Guthaben, Stempelkarte und Rechnungen. Ein Block kann an eine bestimmte Behandlung gebunden sein oder für mehrere gelten, Anzahl und Preis wählst du frei.
Leg vorab fest, was bei einem nicht wahrgenommenen Termin passiert: Verfällt die Einheit, oder bleibt sie erhalten? Beides lässt sich in BigCRM einstellen. Wichtig ist, dass die Regel schon beim Kauf klar kommuniziert ist, damit es später keine Diskussion gibt. Mehr zu fairen Regeln steht im Beitrag No-Shows vermeiden.
Eine Kosmetikbehandlung ist ein beliebtes Geschenk, vor Weihnachten und zum Muttertag wird es am Empfang entsprechend dicht. Mit Code, Wunschtext und Druckkarte ist ein Gutschein schnell verkauft. Wert- und Behandlungsgutscheine lassen sich teilweise einlösen, der Restwert bleibt gespeichert. Wie du Gutschein, Guthaben und Block auseinanderhältst, steht im Artikel Gutscheine digital verwalten.
Über die Online-Terminbuchung wählen Kund:innen die Behandlung, ihre Kosmetikerin oder „Egal wer“ und einen freien Termin. Neue Kund:innen werden dabei automatisch angelegt, bestehende an der E-Mail-Adresse erkannt. Bestätigung und Erinnerung kommen per E-Mail, mit Link zum Absagen oder Umbuchen.
Damit Kundinnen wiederkommen, helfen automatische Mails nach einer längeren Pause, Geburtstagsgrüße und nach dem Besuch die Bitte um eine Google-Bewertung. Die Wiederbuchungs-Mails laufen in BigCRM über das Newsletter-Modul, mit Double-Opt-in und Abmeldelink.
Für eine gute Behandlung musst du wissen, ob eine Kundin zu Rosazea neigt, Neurodermitis hat, Medikamente nimmt, die die Haut empfindlicher machen, oder auf bestimmte Inhaltsstoffe reagiert. Genau diese Angaben sind Gesundheitsdaten. Sie zählen nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten; ihre Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, außer ein Ausnahmegrund greift, etwa eine ausdrückliche Einwilligung (Datenschutzbehörde).
Für den Studioalltag heißt das:
Auch Vorher-Nachher-Fotos sind personenbezogene Daten. Willst du sie auf Instagram oder deiner Website zeigen, brauchst du dafür eine eigene, ausdrückliche Zustimmung der Kundin. Einen Überblick über Speicherung, Auskunft und Löschung gibt der Artikel Kundendaten und DSGVO. Die Bundesinnung der Fußpfleger, Kosmetiker und Masseure hat außerdem einen DSGVO-Leitfaden für ihre Branche veröffentlicht. Ähnliche Fragen stellen sich übrigens in der Massagepraxis.
Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Eine Software fürs Kosmetikstudio muss wissen, wie lange eine Kabine wirklich belegt ist, wie viele Einheiten auf einem Block offen sind und wer die Hautanamnese sehen darf. Stimmen diese Grundlagen, laufen Online-Buchung, Gutscheine und Erinnerungen fast nebenbei.
Wie das mit Kabinen, Blöcken und Kundenportal aussieht, zeigt die Seite BigCRM für Kosmetikstudios. Für Fragen zu deinem Studio erreichst du uns über das Kontaktformular für ein Erstgespräch.
Ja, wenn du sie für die Behandlung brauchst und eine Rechtsgrundlage hast. Allergien sind Gesundheitsdaten und fallen unter Art. 9 DSGVO; im Kosmetikstudio ist das meist die ausdrückliche Einwilligung der Kundin. Frag nur ab, was du wirklich brauchst, dokumentiere die Einwilligung und beschränke den Zugriff im Team. Löschen solltest du die Angaben, sobald du sie nicht mehr benötigst.
Das legst du selbst fest. In BigCRM kann bei „nicht erschienen“ automatisch eine Einheit verfallen, oder sie bleibt erhalten, wenn du die Ausfallregel nicht einschaltest. Entscheidend ist, dass deine Kundin die Regel beim Kauf des Blocks kennt, am besten schriftlich auf der Rechnung oder in deinen Geschäftsbedingungen. Dann gibt es später keine Diskussion.
Am einfachsten mit einem System, das Gutscheine mit Code, Wunschtext und Druckkarte erstellt und den Restwert speichert. So bekommt die Kundin am Empfang sofort eine schöne Karte, und bei der Einlösung ziehst du nur den tatsächlich genutzten Betrag ab. Ob Wertgutschein oder Gutschein für eine bestimmte Behandlung, hängt davon ab, wie flexibel die Beschenkte sein soll.
Ja. Die Anforderungen sind ähnlich: Behandlungen mit Dauer, feste Plätze, Serien und Gutscheine. In BigCRM sind alle Begriffe änderbar, aus „Kabine“ wird etwa „Platz“ und aus „Kosmetikerin“ die „Nageldesignerin“, auch pro Person. Behandlungen wie Neumodellage oder Auffüllen legst du mit deiner eigenen Dauer an, Wiederbuchungs-Mails erinnern an den nächsten Termin.
Buchen lassen, während du massierst: Wie eine Massagepraxis-Software Räume, Übergangszeiten, 10er-Blöcke und Anamnese organisiert, gewerblich wie bei Heilmassage.
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