Werkstattsoftware für Kfz-Betriebe: Aufträge, Fahrzeuge, Pickerl

Montag, halb acht in einer kleinen Kfz-Werkstatt: Drei Kund:innen warten mit dem Schlüssel in der Hand, das Telefon läutet wegen eines Reifenwechsels, und irgendwo liegt der Zettel mit den bestellten Bremsbelägen. Eine Werkstattsoftware bringt Ordnung in genau diesen Ablauf.

Im Kern geht es um vier Dinge: eine Fahrzeugkartei mit Verlauf, eine Kette vom Kostenvoranschlag bis zur Rechnung, die Planung von Hebebühnen und Prüfstand und verlässliche Pickerl-Erinnerungen. Gerade beim Pickerl lohnt sich jetzt ein genauer Blick, weil sich die Regeln ab Mai 2027 ändern.

Die Fahrzeugkartei: das Gedächtnis der Werkstatt

In der Werkstatt hat nicht nur die Kundin eine Geschichte, sondern jedes Auto. Die Kartei sollte deshalb zweistufig sein: oben die Kund:in, darunter ein oder mehrere Fahrzeuge mit Kennzeichen, Marke, Modell und Notizen, etwa zu Motorcode, Reifengröße oder Besonderheiten.

Am Fahrzeug hängen alle Aufträge, Termine und Rechnungen. Fragt eine Kundin, ob beim letzten Service auch der Innenraumfilter getauscht wurde, hast du die Antwort mit einem Klick. In BigCRM erscheinen Kennzeichen und Leistungsdatum außerdem automatisch auf Auftrag und Rechnung, Fotos und Dokumente legst du direkt am Auftrag ab.

Steckt deine Kartei heute in Excel oder in einem alten Programm, lohnt sich vor dem Umstieg ein Aufräumen: Dubletten zusammenführen, verkaufte Autos markieren, Kennzeichen vereinheitlichen. Wie das Schritt für Schritt geht, steht im Artikel Von Excel und Terminbuch zum CRM. Welche Bausteine daneben sinnvoll sind, von der Website bis zu Bewertungen, zeigt der Leitfaden zur Digitalisierung im Dienstleistungsbetrieb.

Kostenvoranschlag, Auftrag, Rechnung: die Kette in der Werkstattsoftware

Der typische Weg eines Reparaturauftrags sieht so aus:

1. Die Kundin fragt an, das Fahrzeug wird angesehen.
2. Du schickst einen Kostenvoranschlag per Link, sie nimmt ihn online an.
3. Aus dem angenommenen KV wird mit einem Klick der Werkstattauftrag mit Arbeitsschritten.
4. Die Mechaniker:innen haken die Schritte ab und erfassen ihre Zeit.
5. Aus dem erledigten Auftrag entsteht die Rechnung mit Fahrzeug, Leistungsdatum und Umsatzsteuer je Position.

Jeder Übergang, der hier von Hand passiert, ist ein Medienbruch: Positionen werden vergessen, Kennzeichen falsch abgeschrieben, Arbeitszeit wird geschätzt statt erfasst. Teile und Material verrechnest du in BigCRM als Positionen mit eigenem Preis und Steuersatz. Ein Teilelager mit Bestellwesen gehört bewusst nicht dazu.

Beim Kostenvoranschlag lohnt sich Genauigkeit. Gegenüber Verbraucher:innen ist ein KV nur dann kostenpflichtig, wenn du vorher ausdrücklich auf die Zahlungspflicht hingewiesen hast. Er gilt grundsätzlich als verbindlich, außer das Gegenteil wurde ausdrücklich erklärt. Bei einem unverbindlichen KV musst du eine beträchtliche Überschreitung unverzüglich anzeigen, sonst verlierst du den Anspruch auf den Mehrbetrag (WKO, § 5 KSchG, § 1170a ABGB).

Für den Alltag heißt das: Fällt beim Service ein zusätzlicher Schaden auf, schick dafür einen eigenen KV per Link. Nimmt die Kundin ihn online an, ist dokumentiert, wer wann zugestimmt hat.

Hebebühnen, Prüfstand und Mechaniker:innen planen

Oft ist nicht die Person der Engpass, sondern der Platz. Eine Werkstattsoftware sollte Hebebühnen, Prüfstand, Achsmessstand oder Waschplatz als Arbeitsplätze kennen und jeden Arbeitsschritt dort einplanen, wo er stattfindet.

Angenommen, ein Kombi kommt zum Bremsenservice und zur Achsvermessung. Die Bremsen macht die Mechanikerin auf Hebebühne 1, danach folgt die Vermessung am Messstand. Jeder Platz ist nur in seinem Zeitfenster belegt, und wenn du etwas verschiebst, zeigt der Kalender Überschneidungen sofort an.

Für Nacharbeit oder Kulanz gibt es in BigCRM Sondertermine ohne Verrechnung, mit Bezug zum ursprünglichen Auftrag. So bleibt nachvollziehbar, welche Nacharbeit zu welchem Auftrag gehört, ohne dass sie versehentlich auf einer Rechnung landet.

Reifenwechsel-Saison: Online-Terminanfrage statt Telefonschlange

Zweimal im Jahr kommt die Welle. Für Pkw gilt in Österreich von 1. November bis 15. April eine situative Winterausrüstungspflicht, also dann, wenn Schnee, Schneematsch oder Eis auf der Fahrbahn liegen (Verkehrsministerium). Spätestens beim ersten Schneefall wollen viele gleichzeitig einen Termin.

Eine Online-Terminbuchung hilft hier doppelt. In BigCRM läuft sie in der Werkstatt als Terminanfrage: Kund:innen geben Fahrzeug und Anliegen gleich mit an, du bestätigst mit einem Klick, und der Auftrag mit dem Fahrzeug ist schon angelegt. Das Telefon läutet seltener, und du verteilst die freien Plätze gezielt.

Wer in der Saison einen Termin blockiert und nicht kommt, kostet dich einen Platz, den andere gern gehabt hätten. Erinnerungen mit Absage-Link helfen dagegen, mehr dazu im Beitrag No-Shows vermeiden. Ein Tipp für die nächste Saison: Notier beim Wechsel die gemessene Profiltiefe in der Fahrzeugkartei. Winterreifen müssen bei Pkw mindestens 4 Millimeter Profil haben (Radialreifen). Mit der Notiz weißt du im Herbst, wem du neue Reifen anbieten solltest.

Pickerl-Erinnerungen: Was sich ab Mai 2027 ändert

Das Pickerl bringt Kund:innen regelmäßig in die Werkstatt, vorausgesetzt, sie denken rechtzeitig daran. Derzeit gilt für Pkw nach § 57a KFG das Schema 3-2-1: erste Begutachtung drei Jahre nach der Erstzulassung, dann nach zwei Jahren, danach jährlich. Möglich ist sie einen Monat vor bis vier Monate nach dem gelochten Monat (WKO).

Mit der 42. KFG-Novelle (BGBl. I Nr. 79/2026) ändert sich das ab 19. Mai 2027 (oesterreich.gv.at, ÖAMTC):

Für bereits zugelassene Fahrzeuge gibt es Übergangsregeln, teils mit neuer Lochung der Plakette. Für deine Erinnerungen heißt das: Wer bisher erst im gelochten Monat oder danach erinnert hat, sollte künftig früher erinnern, weil die Nachfrist als Puffer wegfällt. Und die erste Begutachtung neuer Pkw rückt von drei auf vier Jahre nach der Erstzulassung.

Gut, wenn die Fahrzeugkartei Erstzulassung und Pickerl-Monat sauber führt. Im Werkstattpaket von BigCRM ist der Pickerl-Termin eine eigene Leistung; Erinnerungs-Mails an deine Kund:innen kommen mit dem Zusatzmodul Newsletter und Kampagnen dazu. Für eigene Ersatzwagen erinnert das Fuhrpark-Modul an Pickerl, Service und Versicherung.

Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Fazit

Eine Werkstattsoftware muss nicht alles können, aber das Richtige: Fahrzeuge mit Verlauf, eine durchgehende Kette vom Kostenvoranschlag bis zur Rechnung, Arbeitsplätze statt nur Personen im Kalender und Erinnerungen, die zu den neuen Pickerl-Fristen passen. Ähnlich denken übrigens Installationsbetriebe, nur mit Anlagen statt Autos, wie der Artikel zur Installateur-Software zeigt.

Wie das in einer kleinen Kfz-Werkstatt aussieht, siehst du auf der Seite BigCRM für Werkstätten. Willst du es mit deinen eigenen Aufträgen durchspielen, frag eine kostenlose Demo an.