Kurse und Semester, Paare und Partnersuche, Privatstunden und Stundenpakete: Was eine Tanzschul-Software können muss, damit weniger Zeit im Büro bleibt.
Ein Friseurtermin hat eine Kundin. Ein Abend im Tanzkurs hat schnell zwanzig Leute: neun Paare, zwei Einzelanmeldungen, die noch jemanden zum Tanzen suchen, und eine Warteliste. Deshalb tun sich allgemeine Buchungstools mit Tanzschulen schwer, und deshalb braucht eine Tanzschul-Software ein eigenes Verständnis von Kursen, Semestern und Paaren.
Die kurze Antwort: Eine gute Lösung verwaltet Kurse mit einer Kapazität in Paaren, nimmt Anmeldungen online entgegen, kennt Privatstunden und Stundenpakete und gibt Tanzlehrer:innen am Handy eine einfache Anwesenheitsliste. Rechnungen und Gutscheine laufen im selben System mit.
Das Wichtigste in Kürze
Die meisten Terminsysteme denken in Einzelterminen: eine Person, eine Leistung, ein Zeitfenster. In der Tanzschule ist der Normalfall ein Kurs über mehrere Wochen, der jeden Donnerstag im selben Saal stattfindet, mit denselben Paaren. Dazu kommen Schnupperstunden, Perfektionen, Tanzabende und Bälle.
Und das Jahr hat seinen eigenen Rhythmus: Semesterstart im Herbst, Ballsaison im Fasching, Sommerpause. Wer Kurse, Kund:innen und Zahlungen über mehrere Semester in Listen verwaltet, verliert spätestens im zweiten Semester den Überblick, wer schon bezahlt hat.
Eine Tanzschul-Software muss deshalb beides können: Kurse mit fester Gruppe und einzeln buchbare Privatstunden. Wo die Tanzschule im Vergleich zu Salon, Praxis oder Werkstatt steht, zeigt der Leitfaden Digitalisierung im Dienstleistungsbetrieb.
Die Grundlage ist der Kursplan: Termin, Saal, Tanzlehrer:in, Kapazität und Kursbeitrag. In BigCRM werden Kurse automatisch in Semester gegliedert, Blockkurse und offene Kurse sind beide möglich. Die Kurstermine erscheinen im Kalender; fällt ein Kursabend auf Fronleichnam, verschiebst du ihn dort, und die Änderung wirkt überall.
Hast du mehrere Säle oder Standorte, zeigt der Wochenplan alle auf einen Blick, gefiltert nach Standort. Saalkonflikte und Abwesenheiten von Tanzlehrer:innen fallen beim Planen auf, nicht erst am Abend an der Tür. Tanzabende, Bälle oder ein Tanzcafé legst du als Veranstaltung mit fixem Datum an.
Ohne System kommen Anmeldungen per Mail, Telefon und als Zettel an der Bar. Eine öffentliche Kursseite auf deiner Website zeigt dagegen alle Kurse nach Wochentag und Standort, mit freien Plätzen oder dem Hinweis „Ausgebucht · Warteliste“. Die Anmeldung ist als Paar oder allein möglich, auch für eine Schnupperstunde, und landet als Aufgabe in deinem Posteingang.
Das Besondere am Paartanz: Die Kapazität zählt in Paaren, trotzdem hat jede Person ihre eigene Kartei. Tanzpartner:innen werden verknüpft, mit der Rolle „führt“ oder „folgt“. Wer allein kommt, landet in der Partnersuche; passt jemand aus demselben Kurs, verpaarst du beide mit einem Klick. Wird ein Platz frei, rücken Paare von der Warteliste nach. Beim Kindertanz können Eltern für ihre Kinder bezahlen.
Eine rechtliche Randnotiz: Schließen Verbraucher:innen den Vertrag online ab, gilt grundsätzlich ein Rücktrittsrecht von 14 Tagen. Für Freizeit-Dienstleistungen zu einem bestimmten Termin oder Zeitraum sieht § 18 Abs. 1 Z 10 FAGG eine Ausnahme vor (WKO). Ob sie für deine Kurse greift, lässt du am besten prüfen. BigCRM bringt die Rücktrittsbelehrung nach FAGG für die Online-Anmeldung mit.
Neben Kursen bieten viele Tanzschulen Privatstunden an: für Paare, die schneller vorankommen wollen, für den Eröffnungswalzer am Ball oder für Einzelne, die an ihrer Technik feilen. Privatstunden sind in BigCRM wie ein Termin im Salon online buchbar. Die Buchung funktioniert wie jede Online-Terminbuchung: Leistung, Tanzlehrer:in, freier Termin.
Stundenpakete machen es für beide Seiten einfacher. Das Paar kauft zum Beispiel fünf Stunden, jede gehaltene Stunde zählt automatisch ab, und den Reststand sieht es im Kundenportal. Gutscheine für Privatstunden oder Kurse sind ein beliebtes Geschenk; wie du Gutscheine, Guthaben und Pakete auseinanderhältst, steht im Artikel Gutscheine, Guthaben und Stempelkarte verwalten.
Tanzlehrer:innen brauchen keinen Zugang zur ganzen Buchhaltung, sondern zu ihren eigenen Stunden. In BigCRM bekommt jede Person einen eigenen Login mit Rechten je Bereich. Tanzlehrer:innen sehen ihre Kurstermine am Handy und haken die Anwesenheit mit einem Tipp ab; im Kurs steht danach zum Beispiel „18/20 anwesend“, und der Termin gilt als abgehalten.
Für dich hat die Anwesenheit einen zweiten Nutzen: Du siehst, wie voll deine Kurse tatsächlich sind, nicht nur, wie viele Anmeldungen es gab. Rechnungen für Kursbeiträge, Stundenpakete und Privatstunden erstellst du im selben System, samt Export für die Steuerberatung. Zahlt ein Paar den Kursbeitrag in zwei Raten, behältst du Teilzahlungen und offene Posten im Blick. Über den Chat im Kundenportal erreichen dich Schüler:innen, ohne dass Nachrichten in privaten Handys verschwinden.
Wie weit ein individuelles System gehen kann, zeigt die Referenz Hochzeitstanz Wien. Die Tanzschule bietet private Einzelstunden für Brautpaare an. Jedes Paar hat dort seinen eigenen Zeitplan bis zum großen Tag.
Für Hochzeitstanz Wien ist ein individuelles BigCRM entstanden, das mehrere Tools ersetzt. Es umfasst unter anderem:
Die Kundendaten wurden aus dem bisherigen CRM Close übernommen. Das Ergebnis: rund 10 Stunden weniger Verwaltung pro Monat. Wie so ein Umstieg abläuft, beschreibt der Artikel Von Excel und Terminbuch zum CRM; warum die Bewertungsanfrage nach dem großen Tag so gut passt, der Beitrag Google-Bewertungen bekommen. Honorarnoten und Journeys nach Hochzeitsdatum sind dabei individuelle Anpassungen und nicht Teil des Standardpakets.
Eine Tanzschul-Software muss Paartanz verstehen: Kapazität in Paaren, Partnersuche und Warteliste, dazu Semester, Säle, Privatstunden und Stundenpakete. Laufen Anmeldung, Anwesenheit und Rechnung in einem System, bleibt mehr Zeit im Saal und weniger im Büro.
BigCRM ist ursprünglich aus der Arbeit für eine Tanzschule entstanden und kennt die Eigenheiten des Tanzschulalltags. Wie das für deine Tanzschule aussieht, zeigt die Seite BigCRM für Tanzschulen. Wenn du über einen Umstieg nachdenkst, melde dich für ein kostenloses Erstgespräch.
Ja, wenn die Software Paare kennt. In BigCRM melden sich Tanzpaare gemeinsam an, jede Person bekommt trotzdem ihre eigene Kartei, und die Kapazität des Kurses zählt in Paaren. Wer allein kommt, landet in der Partnersuche und wird mit passenden Personen aus demselben Kurs verpaart. Ist der Kurs voll, kommt die Anmeldung auf die Warteliste.
Grundsätzlich haben Verbraucher:innen bei online geschlossenen Verträgen 14 Tage Rücktrittsrecht nach dem FAGG. Für Freizeit-Dienstleistungen, die zu einem bestimmten Termin oder in einem genau festgelegten Zeitraum stattfinden, sieht § 18 Abs. 1 Z 10 FAGG eine Ausnahme vor. Ob sie für deine Kurse greift, hängt vom Einzelfall ab; lass dir das im Zweifel von der WKO oder einer Rechtsberatung bestätigen.
Du verkaufst ein Paket mit einer festen Anzahl an Stunden, zum Beispiel fünf oder zehn. Jede gehaltene Privatstunde wird automatisch abgezogen, und Schüler:innen sehen ihren Reststand im Kundenportal. So entfällt das Nachzählen auf Karteikarten, und du erkennst rechtzeitig, wem du ein neues Paket anbieten kannst. Anzahl und Preis der Pakete legst du selbst fest.
Möglich ist es, einfacher ist der Wechsel aber zum Semesterstart. Dann sind neue Kurse ohnehin anzulegen, und alte Anmeldungen laufen aus. Bei BigCRM übernehmen wir auf Wunsch deine Kund:innen und Kurse und planen den Umstieg so, dass er zu deinem Semester passt. Informiere Tanzlehrer:innen rechtzeitig, damit die Anwesenheit ab dem ersten Kursabend im neuen System landet.
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