Kunden­guthaben & Mehrfachkarte

Kundenguthaben ist ein Betrag, den Kund:innen im Voraus einzahlen und später mit Leistungen verrechnen. Eine Mehrfachkarte ist dagegen ein vorausbezahltes Kontingent an Einheiten, etwa ein 10er-Block Massagen oder ein Stundenpaket. Bei beiden wird pro Termin abgebucht, bis Guthaben oder Kontingent aufgebraucht ist.

Wertguthaben und Kontingent im Vergleich

So funktioniert das Abbuchen

Angenommen, eine Massagepraxis verkauft einen Block über zehn Rückenmassagen. Der Block hängt am Profil der Kundin. Nach jedem erledigten Termin zieht das System eine Einheit ab, und vor dem nächsten Besuch ist klar: noch sieben offen. Beim Stundenpaket wird statt einer Einheit die Dauer abgezogen, etwa eineinhalb Stunden für eine lange Einheit. Wichtig ist, dass beim Terminabschluss sofort sichtbar ist, ob ein Block vorhanden ist. Sonst wird versehentlich kassiert, und der Block bleibt unberührt.

So arbeitet etwa Hochzeitstanz Wien, ein Anbieter privater Einzelstunden für Brautpaare: Buchung, Stundenpakete und Stundenbestätigung laufen dort in einem individuellen BigCRM.

Was Vorauszahlungen bringen und bedeuten

Für den Betrieb sind Guthaben und Blöcke planbare Einnahmen und ein starkes Bindungsmittel: Wer noch sechs Einheiten offen hat, bucht eher wieder bei dir als woanders. Kund:innen schätzen, dass sie nicht bei jedem Termin bezahlen müssen.

Vergiss dabei nicht: Vorausbezahltes Geld ist eine Leistung, die du noch schuldest. Behalte deshalb jederzeit im Blick, wie viel offenes Guthaben und wie viele offene Einheiten insgesamt im Umlauf sind.

Regeln, die du vorher festlegen solltest

• Abbuchung bei Absage: Wird bei einem No-Show oder einer zu späten Absage eine Einheit abgezogen? Das muss vorab klar vereinbart sein.
• Übertragbarkeit: Darf der Partner oder die Tochter den Block mitnutzen?
• Rückerstattung: Was passiert mit offenen Einheiten, wenn jemand übersiedelt oder die Behandlung aus gesundheitlichen Gründen abbrechen muss?
• Gültigkeit: Eine Befristung bezahlter Kontingente ist rechtlich ähnlich heikel wie bei Gutscheinen. Lass sie prüfen, bevor du sie in deine AGB schreibst.
• Transparenz: Kund:innen sollten ihren Stand jederzeit sehen können, etwa im Kundenportal.

Steuer und Registrierkasse

Laut Erlass des Finanzministeriums zur Registrierkassenpflicht wird eine Prepaid-Karte, bei der beim Kauf noch nicht feststeht, welche Leistungen in Anspruch genommen werden, wie ein Wertgutschein behandelt: Der Barumsatz entsteht erst bei der Einlösung. Ist die Leistung beim Verkauf dagegen eindeutig bestimmt, gilt bereits der Verkauf als Barumsatz. Ein 10er-Block für eine bestimmte Behandlung kann also anders zu behandeln sein als frei verwendbares Guthaben. Kläre das und die Umsatzsteuer mit deiner Steuerberatung.

Einen Überblick über alle Modelle vom Wertgutschein bis zum Block gibt der Artikel Gutscheine, Guthaben und Stempelkarte, für Stundenpakete lohnt der Blick in Tanzschul-Software. In BigCRM laden Kund:innen Wertguthaben auf und bezahlen damit ihre Termine; 10er-Blöcke und Stundenpakete zählen pro Termin automatisch herunter.

Stand: Oktober 2026. Diese Erklärung ist eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.