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BIGWEBSITES + BIGCRM HOCHZEITSTANZ WIEN · LAUFENDE WEITERENTWICKLUNG

Vom Onepager zum Betriebssystem einer Tanzschule

Website-Relaunch, SEO-Struktur und ein individuelles BigCRM, das jeden Schritt abbildet – von der ersten Anfrage bis zur Google-Bewertung nach der Hochzeit.

ZU DEN ERGEBNISSEN WWW.HOCHZEITSTANZ.WIEN ↗
BigCRM-Dashboard von Hochzeitstanz Wien mit Stundenplan und anstehenden Hochzeiten (Namen und Kennzahlen unkenntlich)
Echte Screenshots aus dem System · Namen, Kontaktdaten und Beträge unkenntlich gemacht
AUSGANGSLAGE

Die Herausforderung

Hochzeitstanz Wien bereitet Brautpaare auf ihren ersten Tanz vor – in privaten Einzelstunden, nur das Paar und die Tanzlehrerin oder der Tanzlehrer. Kein Gruppenunterricht, keine Massenabfertigung: Jede Choreografie entsteht für genau dieses Paar und genau diesen Song.

Angefangen hat alles mit der Website. Ein Onepager, der weder dem Angebot noch der Suchnachfrage gerecht wurde: zu wenig Platz für die einzelnen Leistungen, zu wenig Struktur für Google.

In den Gesprächen zum Relaunch kam dann das eigentliche Problem auf den Tisch: die Verwaltung. Anfragen, Termine, Pakete, Rechnungen und Newsletter liefen über mehrere Tools, die über teils KI-gestützte Automatisierungen zusammenspielen sollten. In der Theorie praktisch. In der Praxis riss die Kette, sobald sich irgendwo eine Kleinigkeit änderte – ein Feld, ein Update, eine Schnittstelle.

Das Ergebnis: ein unübersichtliches Wirrwarr. Niemand hatte auf einen Blick, wo ein Paar gerade steht. Und die Honorare der Lehrer:innen wurden am Monatsende händisch aus dem Google Kalender zusammengezählt – Termin für Termin.

LÖSUNG

Unsere Lösung

01

Die Website.

Aus dem Onepager wurde eine mehrseitige Website mit SEO-optimierter Struktur: eigene Seiten für die einzelnen Angebote und Suchanfragen statt allem auf einer Seite. Klare Wege zur Anfrage, schnelle Ladezeiten, sauber mobil.

02

Schluss mit dem Tool-Dschungel.

Statt noch einer Automatisierung, die das nächste Update nicht überlebt, haben wir ein individuelles BigCRM gebaut: ein zentrales System für alles – von der ersten Anfrage bis zum Abschluss, inklusive Hochzeitsglückwunsch und Bewertungsanfrage.

Keine Schnittstellen-Kette mehr, die irgendwo reißt. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, alle sehen dieselben Daten: das Büro, die Lehrer:innen und – wo sinnvoll – auch die Paare selbst.

Beim Umstieg haben wir alle Kundendaten aus dem bisherigen CRM (Close) übernommen – niemand musste bei null anfangen.

03

Wachsen im Alltag.

BigCRM ist nicht an einem Stichtag „fertig“ geworden. Es wächst mit dem Betrieb: Rückmeldungen aus dem Büro und von den Lehrer:innen fließen laufend ein, neue Anforderungen – etwa für eine Hochzeitsmesse – werden zu neuen Modulen.

DER WEG EINES PAARES

Von der ersten Anfrage bis zur Bewertung

So sieht der Weg eines Paares heute aus. Jeder Schritt passiert im selben System – ohne Copy & Paste, ohne Excel, ohne Zettel.

  1. 01

    Anfrage

    Anfragen über die Website landen direkt im CRM – samt Hochzeitsdatum, Partner:in und Lead-Quelle: Kam das Paar über Google Ads, organische Suche, Social Media oder eine Messe? Das Büro sieht es sofort, ohne nachzufragen.

  2. 02

    Messe

    Auf Hochzeitsmessen füllen Paare am Stand ein Tablet-Formular aus. Jede Messe bekommt ihr eigenes Formular, jede Mitarbeiterin ihren eigenen Link – so ist klar, wer das Gespräch geführt hat. DSGVO-Einwilligung inklusive Nachweis ist eingebaut. Direkt nach dem Absenden sieht das Paar ein Messe-Angebot und kann seine erste Stunde sofort online buchen und bezahlen.

  3. 03

    Nachfassen

    Wer noch nicht bucht, wird nicht vergessen. Automatische E-Mail-Journeys schreiben Paare passend zu ihrem Hochzeitsdatum an: Wer bald heiratet, bekommt eine andere Strecke als ein Paar, das erst in zwei Jahren vor den Altar tritt. Sobald ein Paar bucht, steigt es automatisch aus der Journey aus.

  4. 04

    Buchung

    Stundenpakete, persönliche Buchungslinks für Paare, Raumplanung und Lehrer-Verfügbarkeiten greifen ineinander. Der Google Kalender bleibt synchron – in beide Richtungen: Ein im Kalender gelöschter Termin wird im CRM storniert, ein Raumwechsel wird erkannt. Für Einsteiger:innen gibt es die ErlebnisTanzstunde mit eigener Online-Buchung.

  5. 05

    Unterricht

    Jede Lehrerin und jeder Lehrer hat einen eigenen Zugang zum mobilen Lehrerportal: Tagesplan, eigene Paare, Notizen, Musikwünsche. Terminerinnerungen gehen automatisch raus – an das Paar am Vortag und an die Lehrer:innen kurz vor der Stunde. Eine Stunde wird erst dann vom Paket abgezogen, wenn die Lehrerin oder der Lehrer sie bestätigt – keine Phantom-Abbuchungen, keine Diskussionen.

  6. 06

    Abrechnung

    Rechnungen, Teilzahlungen und Zahlungsstatus direkt am Kundenprofil. Online-Zahlungen laufen über Stripe, Belege über die angebundene helloCash-Registrierkasse. Und die Honorare? Entstehen automatisch als Honorarnote aus den bestätigten Stunden – die Lehrer:innen prüfen und unterschreiben digital. Kein Kalender-Zählen mehr.

  7. 07

    Nach der Hochzeit

    Das CRM kennt jedes Hochzeitsdatum. Es gratuliert dem Paar automatisch zur Hochzeit, bittet zum richtigen Zeitpunkt um eine Google-Bewertung und schließt das Paar danach sauber ab. Der Kreis ist geschlossen.

BigCRM-Kundenprofil eines Brautpaares mit Tagen bis zur Hochzeit, Reststunden, Stammdaten und Notizen (Namen und Kontaktdaten unkenntlich)
Ein Profil pro Paar. Tage bis zur Hochzeit, Reststunden, Leadquelle, Musik, Finanzen und Notizen – und mit einem Klick Buchungslink, Terminübersicht oder Bewertungsanfrage.
SONDERMODULE

Maßgeschneidert: die Sondermodule

Der BigCRM-Kern deckt ab, was jeder Dienstleister braucht – vom Kundenprofil über den Kalender mit Google-Sync bis zur Rechnung. Für Hochzeitstanz Wien sind zusätzlich Module entstanden, die genau auf eine Hochzeitstanz-Schule zugeschnitten sind. Manche gibt es so nur hier, andere stecken heute in BigCRM für alle Betriebe.

Musikwünsche

Jedes Paar tanzt zu seinem Song. Paare geben ihren Musikwunsch direkt ab, das Büro bereitet den Song auf (Schnitt, Länge, Übergänge) und stellt ihn per Link bereit. Das Paar gibt frei oder wünscht Änderungen – und die Lehrerin oder der Lehrer wird bei jedem Schritt automatisch informiert. Erinnerungen vor der Musik-Deadline inklusive.

Hochzeitsglückwünsche

Das CRM kennt jedes Hochzeitsdatum und gratuliert automatisch – persönlich, im Design der Tanzschule, ohne dass jemand daran denken muss. Paare, von denen nur das Hochzeitsjahr bekannt ist, werden bewusst ausgelassen, damit niemand zur falschen Zeit gratuliert wird.

Bewertungsanfrage

Nach dem großen Tag bittet das System um eine Google-Bewertung – dann, wenn die Begeisterung am größten ist. Ergebnis: mehr echte Bewertungen, ohne dass jemand nachtelefonieren muss.

Messe-Formulare & Messe-Journeys

Eigenes Formular pro Messe, Mitarbeiter-Links für die Stand-Tablets, Einwilligungsnachweis, Messe-Angebot mit Online-Zahlung direkt nach dem Absenden. Danach übernimmt die Messe-Journey: verschiedene Pfade je nach Hochzeitsdatum, automatischer Ausstieg bei Buchung.

Honorarnoten auf Knopfdruck

Aus bestätigten Stunden entsteht automatisch die Honorarnote jeder Lehrerin und jedes Lehrers. Freigabe durch das Büro, Bestätigung per digitaler Unterschrift durch die Lehrer:innen – nachvollziehbar und ohne Zählen.

ErlebnisTanzstunde

Eigene Online-Buchung für die Einsteiger-Stunde: echte Verfügbarkeiten, automatische Lehrer- und Raumzuteilung, auf Wunsch mit Pflicht-Zahlung – wird nicht bezahlt, ist der Termin sofort wieder frei.

Terminübersicht fürs Paar

Ein Klick im Kundenprofil – und das Paar bekommt alle Termine übersichtlich per Mail.

Telefon-Dialer

Nachtelefonieren direkt aus dem CRM: Anrufliste, Notizen zum Gespräch und die ErlebnisTanzstunde direkt im Telefonat buchen.

Google-Ads-Rückkanal

BigCRM meldet an Google Ads zurück, welche Anfragen tatsächlich zu zahlenden Paaren wurden. Die Kampagnen lernen damit, auf Buchungen zu optimieren – nicht nur auf Klicks und Formulare. Umsätze fließen zusätzlich in Google Analytics 4.

Musikwünsche in BigCRM: Freigabe-Einstellungen und E-Mail-Vorlage „Musik dem Paar zur Freigabe gesendet“
Musikwünsche. Freigabe per Mail-Link, automatische Erinnerung nach ein paar Tagen und Info an Büro und Lehrer:in bei jedem Schritt.
Messe-Formular von Hochzeitstanz Wien am Tablet mit Paar- und Partnerdaten, Hochzeitsdatum und Einwilligungen
Messe-Formular. Am Messestand: Formular am Tablet ausfüllen – Messe-Angebot und Online-Buchung folgen direkt danach.
Ablauf einer Messe-Journey mit den Pfaden „Hochzeit bald“, „Kurz vor Hochzeit“ und „Ferne Hochzeiten“
Messe-Journey. Eine Journey, mehrere Pfade – je nachdem, wann das Paar heiratet.
Einstellungen für automatische Hochzeitsglückwünsche: E-Mail-Vorlage mit Platzhaltern und Add-ons
Hochzeitsglückwunsch. Vorlage mit Platzhaltern, Versandzeitpunkt und Add-ons wie Bewertungsanfrage und Info an die Lehrer:innen.
Honorarnote mit Stundenaufstellung und digitaler Bestätigung (Namen, Beträge und Unterschrift unkenntlich)
Honorarnote. Honorare aus bestätigten Stunden – statt Kalender-Zählen am Monatsende.
Echte Screenshots aus dem System · Namen, Kontaktdaten und Beträge unkenntlich gemacht
EINBLICK

Ein Blick ins System

Drei Rollen, ein System: Das Büro steuert, die Lehrer:innen unterrichten, die Paare buchen.

Lehrerportal am Smartphone mit Liste der Stunden zum Bestätigen (Namen unkenntlich)
Lehrerportal. Das Lehrerportal am Handy: Stunden mit einem Tipp bestätigen oder stornieren.
Wochenkalender mit Raumfilter, Lehrer-Kürzeln und Terminen (Namen unkenntlich)
Kalender & Räume. Räume, Lehrer:innen, Termine – ohne Doppelbelegung.
Buchungsseite der ErlebnisTanzstunde am Desktop mit Tag- und Uhrzeitauswahl
Online-Buchung. Paare buchen ihre ErlebnisTanzstunde selbst – mit echten freien Zeiten.
Echte Screenshots aus dem System · Namen, Kontaktdaten und Beträge unkenntlich gemacht
ERGEBNISSE

Die Ergebnisse

~10 Std.
weniger Verwaltungsaufwand – jeden Monat
1 System
statt eines Tool-Dschungels aus Einzellösungen
0
Termine, die für Honorare händisch gezählt werden
100 %
der Lehrer:innen mit eigenem Zugang

Rund 10 Stunden Verwaltung pro Monat spart Hochzeitstanz Wien heute im Vergleich zu vorher – Zeit, die wieder in den Unterricht und die Paare fließt.

Dazu kommt, was sich schwer in Stunden messen lässt: Überblick. Das Team sieht auf einen Blick, wo jedes Paar steht. Niemand kopiert mehr zwischen Tools hin und her. Terminerinnerungen gehen automatisch raus – an die Paare und an die Lehrer:innen. Und jede Lehrerin und jeder Lehrer hat einen eigenen Zugang mit dem eigenen Tagesplan, den eigenen Paaren und der eigenen Honorarnote.

  • ca. 10 Stunden weniger Verwaltung pro Monat
  • Überblick über jedes Paar – vom ersten Kontakt bis nach der Hochzeit
  • Automatische Terminerinnerungen für Paare und Lehrer:innen
  • Eigener Zugang für alle Lehrer:innen – mobil, am Handy
  • Honorare automatisch statt Kalender-Zählen
  • Glückwünsche, Bewertungsanfragen und Nachfassen auf Autopilot
„Früher hatten wir mehrere Tools und trotzdem keinen Überblick. Heute sehe ich auf einen Blick, wo jedes Paar steht – von der Messe bis zum Hochzeitstanz. Und die Honorarabrechnung macht sich quasi von selbst.“
CHRISTOPHGründer & Inhaber, Hochzeitstanz Wien
VOM PROJEKT ZUM PRODUKT

Aus einem Projekt wurde ein Produkt

Was für Hochzeitstanz Wien begonnen hat, ist heute der Kern von BigCRM – dem CRM für Dienstleister in Österreich. Die Erfahrungen aus dem Alltag einer Tanzschule stecken im Branchenpaket Tanzschule und in vielen Funktionen, die heute Friseur:innen, Werkstätten oder Agenturen genauso nutzen: Kundenprofile, Online-Buchung, Rechnungen, Newsletter, Team-Logins.

Und wenn ein Betrieb anders arbeitet als alle anderen? Dann bauen wir, wie hier, eigene Module dazu.

BIGCRM ENTDECKEN BRANCHENPAKET TANZSCHULE
ÄHNLICHES PROJEKT?

Dein Betrieb tickt anders als alle anderen?

Dann bauen wir dir dein eigenes BigCRM – auf dem erprobten Kern, mit den Modulen, die genau deinen Ablauf abbilden.

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