Vom Whiteboard zur Plantafel: Wie eine Installateur-Software Einsätze, Anlagen, Wartungen und Störungen verbindet und warum der Monteur-Blick am Handy zählt.
Im Installationsbetrieb passiert die Arbeit im Heizraum, im Bad oder im Keller ohne Empfang. Geplant wird aber im Büro, und dazwischen liegen oft ein Whiteboard, ein Stapel Regieberichte und viele Telefonate. Eine Installateur-Software schließt diese Lücke zwischen Büro und Baustelle.
Einsätze landen auf dem Handy der Monteur:innen, was vor Ort passiert, kommt direkt zurück ins Büro, und jede Anlage hat ihre Geschichte und ihr Wartungsintervall. Für kleine Betriebe zählt dabei weniger die Länge der Funktionsliste als die Frage, ob das Team die Software im Alltag wirklich benutzt.
Das Wichtigste in Kürze
Das Whiteboard im Büro hat einen Vorteil: Alle sehen es. Und einen Nachteil: nur, wer gerade im Büro steht. Eine digitale Plantafel zeigt alle Teams und Einsätze der Woche; Einsätze verschiebst du per Drag & Drop, Urlaub und Krankenstand sind sofort sichtbar.
In BigCRM ist die Einsatzplanung im Installateurpaket schon enthalten. Fixe Teams fahren gemeinsam im Bus, die Anfahrt vom vorigen Einsatz oder vom Firmensitz wird geschätzt, und die Plantafel warnt schon beim Einplanen, wenn sich der Anschluss zeitlich nicht ausgeht. Den Überblick über alle Bausteine, von der Website bis zur Rechnung, findest du im Leitfaden Digitalisierung im Dienstleistungsbetrieb.
Ein praktischer Tipp für die Einführung: Plan die Woche zuerst parallel auf Tafel und Plantafel, aber nur für ein Team. Sobald dort alles stimmt, ziehen die anderen Teams nach, und das Whiteboard darf in Pension gehen.
Rund um die Planung hilft, was sonst in Ordnern liegt: Die Personalakte erinnert an ablaufende Dokumente wie den Führerschein, und das Zusatzmodul Fuhrpark behält Pickerl, Service und Versicherung der Team-Busse im Blick.
Die beste Planung nützt nichts, wenn die Informationen draußen nicht ankommen. Am Handy der Monteur:innen braucht es:
BigCRM läuft im Browser und lässt sich am iPhone oder Android-Handy wie eine App auf den Startbildschirm legen, ganz ohne App Store. Für den Keller ohne Empfang gibt es einen Offline-Notbetrieb: Eingaben werden gesammelt und nachgesendet. Arbeitsbericht oder Übergabeprotokoll unterschreibt die Kundin direkt am Gerät und bekommt eine Kopie per Mail.
Lass zwei Monteur:innen die Handy-Ansicht eine Woche lang testen, bevor alle umsteigen. Deren Rückmeldung zeigt schneller als jede Schulung, wo es im Alltag hakt.
Neben der Zeit am Einsatz stempeln alle im Stundenzettel Kommen, Pause und Gehen. Das Zeitkonto zeigt Plus- und Minusstunden, und der Export ist die Grundlage für die Lohnverrechnung, ohne dass jemand am Monatsende Zettel abtippt.
Beim Installateur zählt nicht nur die Kundin, sondern das, was bei ihr eingebaut ist. Gastherme, Kessel, Wärmepumpe, Boiler oder Enthärtungsanlage: Jede Anlage gehört als eigenes Objekt zur Kundin, mit ihren Eckdaten und dem Verlauf aller Einsätze.
Besonders bei Hausverwaltungen zahlt sich das aus: eine Firmenkundin mit mehreren Ansprechpartner:innen, viele Objekte, dutzende Anlagen. Wer beim Störungsanruf sofort sieht, welches Gerät auf Stiege 3, Top 12 hängt und wann es zuletzt gewartet wurde, spart sich eine Anfahrt ohne passendes Ersatzteil. Werkstätten kennen das Prinzip übrigens von ihren Fahrzeugen, wie der Artikel zur Werkstattsoftware zeigt.
Mit Hausverwaltungen kommen auch Daten von Mieter:innen ins System: Namen, Telefonnummern, manchmal der Code für den Schlüsselsafe. Speichere nur, was du für den Einsatz brauchst, und leg Zugangscodes nicht in eine offene Notiz. BigCRM bietet dafür den Zugangsdaten-Tresor als Zusatzmodul, der solche Daten verschlüsselt ablegt. Die Grundregeln stehen im Artikel Kundendaten und DSGVO.
Stehen deine Anlagen heute in einer Excel-Liste, ist der Umstieg eine gute Gelegenheit zum Aufräumen. Wie du dabei vorgehst, zeigt der Artikel Von Excel zum CRM.
Wartungsverträge bringen planbare Arbeit, aber nur, wenn keine Wartung durchrutscht. Dafür braucht jede Anlage ihr Intervall, und überfällige Wartungen müssen oben stehen statt irgendwo in einer Liste. In BigCRM hat jede Anlage ihr Wartungsintervall. Nach dem Einsatz rückt die nächste Wartung automatisch weiter, und die Erinnerung geht an Kund:in und Büro.
Neben den Herstellervorgaben gibt es teils gesetzliche Prüfpflichten, die sich je Bundesland unterscheiden. In Wien ist zum Beispiel für Gas-Feuerungsanlagen wie Thermen unter 26 kW eine Überprüfung alle vier Jahre vorgeschrieben, von 26 bis 50 kW alle zwei Jahre und darüber jährlich (Stadt Wien). Im System hinterlegst du das passende Intervall einfach pro Anlage.
Messprotokolle, etwa für Abgas, Druckprobe oder Heizwasser, erfasst ihr vor Ort, lasst sie unterschreiben und legt sie am Auftrag ab. Kund:innen mit Wartungsvertrag bekommen einen eigenen Kundenstatus, damit du sie auf einen Blick erkennst.
Die Störungsmeldung am Freitagnachmittag ist kein Termin, sondern ein Vorgang: Anruf, Rückfrage, Einsatz, vielleicht ein zweiter Einsatz mit Ersatzteil. In BigCRM läuft so etwas als Ticket mit fortlaufender Nummer, Priorität, Fälligkeit und Zuständigkeit. Anfragen aus dem Website-Formular landen direkt als Ticket im CRM, und Nachrichten an die Kundin stehen im selben Verlauf wie die internen Notizen.
Größere Arbeiten laufen über Angebot, Auftrag und Rechnung. Das Angebot kann die Kundin online annehmen, der Auftrag sammelt Zeiten und Material aus den Einsätzen, und am Ende entsteht daraus die Rechnung. Ob du nach Regie, pauschal oder als Kulanz abrechnest, legst du pro Vorgang fest; Budget Soll und Ist zeigen dir, ob die Pauschale gehalten hat. Warum ein CRM für Dienstleister anders funktioniert als ein Vertriebs-CRM, erklärt der Leitfaden CRM für Dienstleister.
Eine Installateur-Software verbindet Büro und Baustelle: Die Plantafel kennt Teams und Anfahrten, die Monteur:innen dokumentieren am Handy, jede Anlage hat ihren Verlauf und ihr Wartungsintervall, und aus dem Auftrag wird ohne Abtippen die Rechnung. Entscheidend ist, dass das Team sie draußen wirklich nutzt.
Wie Plantafel, Monteur-Ansicht und Wartungspläne zusammenspielen, zeigt die Seite BigCRM für Installationsbetriebe. Für einen ersten Blick auf deine Abläufe erreichst du uns über das Kontaktformular.
Laut Stadt Wien sind Gas-Feuerungsanlagen unter 26 kW alle vier Jahre zu überprüfen, solche von 26 bis 50 kW alle zwei Jahre und größere jährlich. Das ist die gesetzliche Überprüfung durch ein Prüforgan. Die Wartung nach Herstellervorgaben ist davon getrennt und kann andere Intervalle haben. In anderen Bundesländern gelten eigene Regeln, deshalb hinterlegst du das Intervall am besten pro Anlage.
Das hängt von der Lösung ab, und genau danach solltest du fragen. BigCRM hat für den Außendienst einen Offline-Notbetrieb: Zeiten, Material und Notizen werden am Gerät gesammelt und automatisch nachgesendet, sobald wieder Empfang da ist. Die Monteur:innen brauchen dafür keine App aus dem Store, weil BigCRM im Browser läuft und sich auf den Startbildschirm legen lässt.
Für Störungen und schwer planbare Arbeiten bietet sich Regie nach tatsächlicher Zeit plus Material an, für klar umrissene Arbeiten wie einen Gerätetausch eher eine Pauschale. Wichtig ist, dass Zeiten und Material vor Ort vollständig erfasst werden. In BigCRM legst du die Abrechnungsart pro Vorgang fest und siehst mit Budget Soll und Ist, ob eine Pauschale gehalten hat.
Ja. Bei der Einrichtung von BigCRM übernehmen wir auf Wunsch deine bestehenden Kundendaten. Anlagenlisten aus Excel lassen sich ebenfalls übertragen, wenn sie halbwegs einheitlich aufgebaut sind. Nutze den Umstieg, um Dubletten zu bereinigen, stillgelegte Anlagen auszusortieren und die Wartungsintervalle zu prüfen. So startest du mit einer Plantafel, der dein Team vertraut.
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