Einsatz­planung (Disposition)

Einsatzplanung, im Handwerk oft Disposition genannt, ist die Verteilung von Aufträgen auf Mitarbeiter:innen, Teams und Fahrzeuge. Die Einsatzplanung legt fest, wer wann wo arbeitet, und berücksichtigt dabei Qualifikation, Arbeitszeiten, Material und die Fahrzeit zwischen den Einsatzorten.

Was bei der Disposition zusammenpassen muss

Ein Termin im Salon hat immer denselben Ort: den Salon. Ein Einsatz beim Installateur, beim Elektriker oder bei der Gebäudereinigung findet dagegen jedes Mal woanders statt. Deshalb muss die Disposition mehr Faktoren gleichzeitig im Blick haben als ein gewöhnlicher Terminkalender:

• Personen und Teams: Wer ist da, wer hat Urlaub oder Krankenstand, wer fährt fix zu zweit?
• Können: Wer kennt die Anlage, wer kann allein zu einer Störung fahren?
• Fahrzeuge: Welcher Bus ist frei, welcher steht gerade beim Service?
• Material: Liegt das Ersatzteil im Wagen, oder muss es erst geholt werden?
• Fahrzeit: Wie lange dauert die Anfahrt vom vorigen Einsatz?

Dazu kommen Prioritäten. Ein Heizungsausfall im Jänner schlägt die geplante Wartung, und die Disposition muss den Tag neu ordnen, ohne dass die anderen Kund:innen leer ausgehen.

Von der Magnettafel zur digitalen Plantafel

Klassisch hängt im Büro eine Plantafel mit Magneten oder ein Whiteboard. Das funktioniert, solange alle regelmäßig im Büro vorbeikommen. Ändert sich unterwegs etwas, entstehen Anrufe, Zettel und Fotos vom Whiteboard per WhatsApp, also genau die Art von Medienbruch, bei der Informationen verloren gehen.

Eine digitale Plantafel zeigt Teams oder Personen als Zeilen und Tage als Spalten. Aufträge ohne Termin liegen daneben und werden per Ziehen eingeplant. Der eigentliche Gewinn ist die mobile Ansicht: Monteur:innen sehen am Handy ihre Einsätze mit Adresse und Auftrag, und das Büro sieht, was schon erledigt ist. Wie das mit Anlagen und Wartungen zusammenspielt, beschreibt der Artikel Installateur-Software: Einsätze, Anlagen und Wartungen verwalten.

Ein Beispiel aus der Praxis

Angenommen, ein Installationsbetrieb mit drei Teams hat am Dienstag eine Thermenwartung in Floridsdorf, einen Badumbau in Meidling und einen Notruf wegen eines tropfenden Boilers in Favoriten. Wird nur nach freien Stunden geplant, fährt das Wartungsteam quer durch die Stadt zum Notruf, steht eine halbe Stunde im Stau, und der Boiler tropft bis Mittag weiter.

Mit Blick auf die Fahrzeiten sieht derselbe Tag anders aus: Das Team in Meidling bleibt auf der Baustelle, der Notruf geht an das Team, dessen nächster Einsatz am nächsten liegt, und die Wartung rutscht auf den Nachmittag, weil der Kunde ohnehin flexibel ist. Gleich viele Arbeitsstunden, aber weniger Leerlauf im Auto.

Typische Fehler bei der Einsatzplanung

• Fahrzeit vergessen: Wer Einsätze lückenlos aneinanderreiht, plant Verspätungen gleich mit ein. Rechne die Anfahrt wie eine Pufferzeit fix ein.
• Wissen nur im Kopf: Wenn nur die Disponentin weiß, welches Team welche Anlage kennt, steht der Betrieb in ihrem Urlaub still.
• Kein Rückkanal: Ohne Rückmeldung vom Einsatzort fehlen am Monatsende Stunden und Material, etwa für den Regiebericht.
• Keine Reserve: Ein Tag ohne Luft für Störungen kippt bei der ersten Notmeldung wie eine Reihe Dominosteine.

Einsatzplanung in BigCRM

In BigCRM ist die Einsatzplanung ein Zusatzmodul mit Teams, Plantafel und einer Monteur-Ansicht fürs Handy. Im Branchenpaket für Installationsbetriebe ist sie bereits enthalten. Urlaub und Abwesenheiten werden im selben System beantragt und genehmigt, und für den Keller ohne Empfang gibt es einen Offline-Notbetrieb. Größere Aufträge laufen als Ticket mit Zuständigkeit und Zeiterfassung, egal ob sie aus einem Wartungsvertrag stammen oder als Anfrage über das Website-Formular hereinkommen.

Wenn du gerade überlegst, wie dein Betrieb von der Magnettafel wegkommt, zeigt der Leitfaden Digitalisierung im Dienstleistungsbetrieb, welche Bausteine zuerst an der Reihe sind.