Elektronisch ausgestellte und empfangene Rechnung; im engeren Sinn eine strukturierte Datei wie ebInterface, die Software ohne Abtippen einlesen kann.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die elektronisch ausgestellt und empfangen wird. Umsatzsteuerlich zählt in Österreich auch das PDF per E-Mail dazu. Im engeren Sinn meint E-Rechnung aber eine strukturierte Datei, etwa im Format ebInterface, die Buchhaltungsprogramme ohne Abtippen automatisch einlesen können.
Ein PDF ist ein digitales Abbild einer Papierrechnung: Menschen lesen es problemlos, Programme müssen die Daten erst mühsam herausziehen. Eine strukturierte E-Rechnung enthält jede Angabe, also Rechnungsnummer, Positionen, Steuersätze und Bankverbindung, als eindeutig beschriftetes Datenfeld, meist in XML. Damit entfällt der Medienbruch zwischen deinem Rechnungsprogramm und der Buchhaltung oder dem ERP-System deiner Kundin. Gängige Formate:
Die EU hat mit der Norm EN 16931 ein gemeinsames Datenmodell festgelegt, auf das sich die europäischen Vorgaben stützen.
Rechnungen an den Bund: Seit 1. Jänner 2014 müssen Vertragspartner von Bundesdienststellen ihre Rechnungen ausschließlich elektronisch strukturiert einbringen, über e-Rechnung.gv.at im Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL. Ein PDF reicht hier nicht. Ohne eigene Software geht das auch über ein Online-Formular. Länder und Gemeinden können das System ebenfalls nutzen, verpflichtend ist es dort derzeit nicht.
Rechnungen an Firmen und Privatkund:innen: Derzeit gibt es keine allgemeine Pflicht zu strukturierten Formaten. Ein PDF per E-Mail ist zulässig, wenn die Empfängerin dieser Form zustimmt. Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen während der siebenjährigen Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Praktisch heißt das: Halte die Zustimmung fest, etwa mit einem Satz im Angebot, und archiviere die Rechnung so, dass sie später nicht verändert werden kann.
Mit dem EU-Paket „VAT in the Digital Age“ (ViDA), seit April 2025 in Kraft, werden strukturierte E-Rechnungen ab 1. Juli 2030 bei grenzüberschreitenden B2B-Geschäften innerhalb der EU zum Standard, verbunden mit digitalen Meldepflichten. Für rein österreichische Umsätze sieht ViDA keine unmittelbare Pflicht vor, die Mitgliedstaaten dürfen aber eigene Regeln einführen. Ob und wann Österreich das tut, ist Stand Oktober 2026 offen; die WKO spricht sich gegen eine Inlandspflicht aus.
Angenommen, ein Installateurbetrieb tauscht einmal im Jahr Armaturen in einem Gebäude einer Bundesdienststelle. Diese eine Rechnung muss strukturiert über e-Rechnung.gv.at eingebracht werden. Alle Rechnungen an Hausverwaltungen und Privatkund:innen darf der Betrieb weiter als PDF verschicken. Arbeitet er regelmäßig für Firmen in anderen EU-Ländern, sollte er bis 2030 klären, wie seine Software strukturierte Formate erzeugt. Bei Aufträgen öffentlicher Stellen lohnt es sich, gleich bei der Auftragserteilung nachzufragen, welche Angaben auf der Rechnung erwartet werden.
In BigCRM entsteht die Rechnung direkt aus Termin, Auftrag oder Angebot, als sauberes A4-Dokument zum Speichern als PDF oder zum Versenden per Link; für die Steuerberatung gibt es einen Export. Barzahlungen im Geschäft laufen davon getrennt über die Kassa, siehe Registrierkassenpflicht.
Wo Rechnungen im digitalen Gesamtbild deines Betriebs stehen und welche Schritte zuerst kommen, zeigt der Artikel Digitalisierung im Dienstleistungsbetrieb. Wie Abläufe ohne Abtippen ineinandergreifen, erklärt der Begriff Workflow-Automatisierung.
Stand: Oktober 2026. Diese Erklärung ist eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
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