Termine mit Einwirkzeit, feste Stühle, Walk-ins, Farbrezepturen und Stempelkarte: Was eine Friseursoftware im Salonalltag können muss und was die Kassa macht.
Im Salon ist ein Termin selten nur ein Termin. Ansatzfarbe, Einwirkzeit, Waschen, Schnitt, Föhnen, und zwischendurch steht jemand an der Tür und fragt, ob sich heute noch ein Herrenschnitt ausgeht. Ein gewöhnlicher Kalender kennt das alles nicht, eine gute Friseursoftware schon.
Worauf es ankommt: Leistungen, die sich zu einem Termin kombinieren lassen, Stühle und Stylist:innen, die das System kennt, eine Kundenkartei mit Farbrezeptur und eine Stempelkarte, die nicht in der Handtasche verschwindet. Die Registrierkasse bleibt dabei ein eigenes Gerät, dazu weiter unten mehr.
Das Wichtigste in Kürze
Angenommen, eine Stammkundin bucht Ansatzfarbe, Schnitt und Föhnen. Im Papierkalender steht dann „Farbe + Schnitt, 2 Std.“, und ob das stimmt, weiß nur, wer es eingetragen hat. In einer Salonsoftware setzt sich der Termin aus den einzelnen Leistungen zusammen, zum Beispiel so:
Die Zeiten sind nur ein Beispiel, du legst sie für deinen Salon selbst fest. In BigCRM rechnen sich Dauer und Preis automatisch aus den gewählten Leistungen und bleiben trotzdem frei änderbar, etwa bei sehr langen Haaren oder einer aufwendigen Blondierung.
Spannend ist die Einwirkzeit. Manche Salons schieben dort einen schnellen Herrenschnitt ein, andere planen sie bewusst als Luft. Frag bei jeder Software nach, wie sie damit umgeht, bevor du dich entscheidest. Welche Grundbausteine jeder Betrieb braucht, bevor es an solche Salon-Details geht, erklärt der Leitfaden Digitalisierung im Dienstleistungsbetrieb.
Die meisten Stylist:innen haben ihren festen Platz. Die Software sollte das wissen, damit nicht zwei Termine auf demselben Stuhl landen. In BigCRM bekommt jede Person feste Plätze, und die Doppelbuchungs-Prüfung greift auch dann, wenn du einen Termin per Drag & Drop verschiebst.
Bei der Online-Terminbuchung wählen Kund:innen zuerst die Leistung, dann ihre Lieblings-Stylist:in oder „Egal wer“. Bei „Egal wer“ vergibt BigCRM den Termin an die Person mit der geringsten Auslastung. Praktisch für Instagram: Jede Stylist:in hat einen eigenen Buchungslink für die Bio oder für WhatsApp.
Walk-ins trägst du mit zwei Klicks ein. Das klingt nach einer Kleinigkeit, sorgt aber dafür, dass am Abend auch die spontane Kundschaft in der Kartei und im Umsatz steht und nicht nur im Gedächtnis.
Genauso wichtig ist, was nicht buchbar sein soll. Genehmigter Urlaub sperrt in BigCRM die Online-Buchung automatisch, und über das Kalender-Abo sieht jede Stylist:in ihre Termine im Handy-Kalender. So erfährt niemand erst am Samstag in der Früh, wer heute kommt.
Die wertvollste Information im Salon ist oft die Farbrezeptur. Steht sie auf einer Karteikarte oder nur im Kopf der Stylistin, fehlt sie genau dann, wenn diese im Urlaub ist. In einer digitalen Kartei gehört sie als Notiz zum Profil, die neueste immer oben:
Im Profil siehst du außerdem die zuständige Stylist:in, die letzten Leistungen und die Nicht-erschienen-Quote. Übernimmt eine Kollegin, weiß sie sofort, womit sie es zu tun hat.
Vorsicht bei Allergien oder Problemen mit der Kopfhaut: Solche Angaben sind Gesundheitsdaten und nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt. Notiere nur, was du für die Behandlung wirklich brauchst, und kläre die Einwilligung. Was das im Detail heißt, steht im Artikel Kundendaten und DSGVO.
Die Stempelkarte aus Karton hat ein Problem: Sie liegt nie dort, wo sie gebraucht wird. Digital bekommt die Kundin nach jedem Termin automatisch einen Stempel und sieht ihren Stand selbst. Die Belohnung legst du fest, zum Beispiel eine Pflegebehandlung nach zehn Besuchen.
Gutscheine sind im Salon vor allem vor Weihnachten und zum Muttertag gefragt. Mit Code, Wunschtext und Druckkarte ist ein Gutschein in einer Minute verkauft, und bei Teileinlösung bleibt der Restwert gespeichert. Wie du Gutscheine, Guthaben und Stempelkarte sauber trennst, erklärt der Artikel Gutscheine, Guthaben und Stempelkarte verwalten.
Gegen leere Stühle helfen Erinnerungs-Mails mit Absage-Link, eine klare Stornofrist und auf Wunsch eine Buchungssperre nach wiederholtem Nichterscheinen. Welche Regeln fair sind, steht im Beitrag No-Shows vermeiden. Und wer seit acht Wochen nicht mehr da war, bekommt mit dem Newsletter-Modul auf Wunsch automatisch eine freundliche Wiederbuchungs-Mail.
Damit keine Missverständnisse entstehen: BigCRM ist keine Registrierkasse. Kassierst du im Salon bar oder mit Karte und liegst über den Umsatzgrenzen, brauchst du weiterhin eine Kassa, die den Beleg nach der Registrierkassensicherheitsverordnung erstellt.
Die Registrierkassenpflicht gilt ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro netto je Betrieb, wenn die Barumsätze 7.500 Euro übersteigen; einen Beleg musst du schon ab dem ersten Barumsatz ausstellen (USP). Als Barzahlung gelten laut § 132a BAO auch Bankomat- und Kreditkarte sowie selbst ausgegebene Gutscheine, die du an Geldes statt annimmst.
In der Praxis läuft es so: Im Kalender schließt du den Termin mit der Zahlungsart ab, etwa bar, Karte, Gutschein oder Guthaben. Umsatz und Stempel landen in der Kartei, den Beleg druckt die Kassa. Das CRM kennt die Kundin, die Kassa erfüllt die steuerliche Pflicht.
Eine Friseursoftware lohnt sich, wenn sie den Salonalltag abbildet: Termine aus mehreren Leistungen, feste Stühle, spontane Walk-ins und eine Kartei, in der die Farbrezeptur nicht verloren geht. Stempelkarte und Erinnerungen kümmern sich um die Stammkundschaft, die Kassa bleibt für die Belege zuständig.
Wie das mit typischen Salon-Leistungen aussieht, zeigt die Seite BigCRM für Friseursalons. Fragen zu deinem Salon beantworten wir gern in einem kostenlosen Erstgespräch.
Das hängt vor allem von der Zahl der Stylist:innen, den gewünschten Modulen wie Newsletter oder Kundenportal und der Übernahme deiner bestehenden Daten ab. Achte beim Vergleich auf Provisionen pro Online-Buchung und auf Zusatzkosten für Stempelkarte oder Gutscheine. BigCRM verrechnet keine Provision pro Buchung; was dein Salon genau braucht, klärst du am besten in einer Demo.
Ja, über einen direkten Buchungslink. In BigCRM hat jede Stylist:in einen eigenen Link, den du in die Instagram-Bio oder in eine WhatsApp-Nachricht setzt. Auf deiner Website bindest du die Buchung mit einem kurzen Code-Schnipsel ein. Kund:innen wählen dann Leistung, Stylist:in oder „Egal wer“ und einen freien Termin und bekommen eine Bestätigung per E-Mail.
Ja, sobald dein Jahresumsatz je Betrieb 15.000 Euro netto und deine Barumsätze 7.500 Euro übersteigen. Als Barzahlung zählen auch Bankomat- und Kreditkarte. Einen Beleg musst du unabhängig davon ab dem ersten Barumsatz ausstellen. Eine Friseursoftware wie BigCRM ersetzt die Kassa nicht, sie läuft daneben und kümmert sich um Termine, Kartei und Stammkundschaft.
In den meisten Fällen ja, sofern sich die Daten als Excel- oder CSV-Datei exportieren lassen. Bei BigCRM übernehmen wir deine bestehenden Kundendaten bei der Einrichtung. Nutze den Umstieg, um Dubletten zu bereinigen und alte Einträge ohne Termin seit Jahren zu prüfen. Farbrezepturen aus Papierkarteien überträgst du am besten Schritt für Schritt beim nächsten Besuch der Kundin.
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