Buchen lassen, während du massierst: Wie eine Massagepraxis-Software Räume, Übergangszeiten, 10er-Blöcke und Anamnese organisiert, gewerblich wie bei Heilmassage.
Mit öligen Händen gehst du nicht ans Telefon. Also läuft die Mailbox, und am Abend rufst du zurück, wer bis dahin nicht längst woanders gebucht hat. Genau hier setzt eine Massagepraxis-Software an: Klient:innen buchen selbst, du arbeitest in Ruhe weiter.
Damit das funktioniert, muss die Software deine Praxis kennen: welche Anwendung wie lange dauert, wann der Raum danach wieder frei ist, wie viele Einheiten auf einem Block offen sind und wo die Anamnese sicher liegt. Und je nachdem, ob du gewerblich oder als Heilmasseur:in arbeitest, gelten unterschiedliche Pflichten.
Das Wichtigste in Kürze
In Österreich gibt es zwei Welten. Gewerbliche Masseur:innen massieren zur Erhaltung des Wohlbefindens und für sportliche Zwecke; sie dürfen laut WKO nur an gesunden Menschen arbeiten, nicht zu Heilzwecken (WKO-Berufsinfo). Heilmasseur:innen gehören zu den Gesundheitsberufen und arbeiten nach ärztlicher Anordnung eigenverantwortlich, auch freiberuflich (Gesundheitsportal).
Für die Organisation hat das Folgen. Heilmasseur:innen müssen über jede behandelte Person Aufzeichnungen führen, unter anderem über den Zustand bei Übernahme, die ärztlichen Anordnungen und den Behandlungsverlauf. Diese Dokumentation ist mindestens zehn Jahre aufzubewahren (§ 3 MMHmG). Die Kartei muss also Notizen und Dateien wie die Zuweisung sicher ablegen und darf sie nicht vorzeitig verlieren. Für eine Kostenübernahme durch die gesetzliche Krankenversicherung braucht es außerdem eine ärztliche Verordnung.
Arbeitest du in beiden Welten, etwa mit Wellnessmassagen im Gewerbe und zusätzlich als Heilmasseur:in, trenn die Leistungen im Katalog sauber: eigene Kategorien, eindeutige Bezeichnungen und bei der Heilmassage eine Notiz zur Zuweisung. So ist auf der Buchungsseite und auf der Rechnung klar, was was ist. Was außer der Buchung noch zur digitalen Grundausstattung einer Praxis gehört, fasst der Leitfaden Digitalisierung im Dienstleistungsbetrieb zusammen.
Zwischen zwei Klient:innen passiert mehr, als der Kalender zeigt:
Angenommen, eine klassische Massage dauert bei dir 50 Minuten, und du brauchst zehn Minuten zum Umbauen. Dann gehört diese Zeit fix zur Leistung. In BigCRM hinterlegst du Vor- und Nachbereitungszeit je Leistung, der Raum ist für die ganze Zeit belegt. Teilt ihr euch zu dritt zwei Räume, verhindert die Doppelbuchungs-Prüfung für Personen und Räume, dass zwei Termine im selben Raum landen. Zum Start liefert das Massagepaket einen Behandlungskatalog mit klassischer Massage, Sportmassage oder Nackenmassage als Vorlage; du passt nur Dauer und Preise an.
Arbeitest du allein, wirkt das vielleicht übertrieben. Gerade in der Ein-Personen-Praxis entscheidet der Puffer aber darüber, ob du den Tag gehetzt oder ruhig beendest. Mit dem Kalender-Abo siehst du deine Termine außerdem im Handy-Kalender, ohne das System extra zu öffnen.
Bandscheibenvorfall, Schwangerschaft, Blutverdünner, Krampfadern, frische Operationen: Vor der ersten Massage klärst du, was gegen eine Behandlung spricht. Diese Angaben sind Gesundheitsdaten und zählen nach Art. 9 DSGVO zu den besonders geschützten Datenkategorien (Datenschutzbehörde). Als Grundlage kommt vor allem die ausdrückliche Einwilligung infrage; für Gesundheitsberufe mit Verschwiegenheitspflicht gibt es weitere Ausnahmen (DSGVO-Leitfaden der Bundesinnung).
Bei Stammklient:innen lohnt sich vor jedem Termin die kurze Frage, ob sich seit dem letzten Mal etwas verändert hat. Änderungen hältst du als neue Notiz fest; in BigCRM steht die neueste Notiz immer oben, so sieht auch eine Kollegin sofort den aktuellen Stand.
Wie Aufbewahrung, Auskunft und Löschung zusammenpassen, erklärt der Artikel Kundendaten und DSGVO. Ähnliche Fragen zur Hautanamnese stellen sich im Kosmetikstudio.
Für Stammklient:innen, die regelmäßig kommen, sind 10er-Blöcke praktisch. Jeder erledigte Termin zählt automatisch eine Einheit ab, und im Kundenportal sehen Klient:innen ihren Reststand selbst. Die Frage, ob das jetzt die siebte oder achte Massage war, stellt sich nicht mehr.
Massage-Gutscheine sind ein beliebtes Geschenk. Mit Code und Druckkarte verkaufst du sie direkt in der Praxis; wird ein Wertgutschein nur teilweise eingelöst, bleibt der Restwert gespeichert. Details zu Wert- und Leistungsgutscheinen stehen im Artikel Gutscheine, Guthaben und Stempelkarte.
Ein eigenes Kapitel sind Firmen-Massagen, etwa ein Massagetag im Büro eines Unternehmens. Dafür legst du die Firma als Kundin mit mehreren Ansprechpartner:innen an und schreibst Angebot und Rechnung direkt aus dem System. Wer Stammklient:innen lieber belohnt, statt vorab Blöcke zu verkaufen, nutzt die digitale Stempelkarte: Nach jedem Termin kommt automatisch ein Stempel dazu.
Nicht jede Leistung muss frei buchbar sein. Eine Möglichkeit: Stammklient:innen buchen direkt, für eine Erstbehandlung gibt es nur eine Terminanfrage, die du nach einem kurzen Telefonat bestätigst. BigCRM kennt beide Varianten der Online-Terminbuchung, die direkte Buchung und die Anfrage. Bestehende Klient:innen erkennt BigCRM dabei an der E-Mail-Adresse, neue werden automatisch angelegt. Genehmigter Urlaub sperrt die Online-Buchung automatisch, damit niemand in deine freie Woche bucht.
Fällt in der Ein-Personen-Praxis eine 90-Minuten-Behandlung kurzfristig aus, fehlt ein großer Teil vom Tag. Eine Erinnerung per E-Mail mit Link zum Absagen oder Umbuchen hilft, dass Klient:innen rechtzeitig Bescheid geben und der Termin wieder buchbar wird. Stornofrist, Ausfallgebühr und eine Buchungssperre nach wiederholtem Nichterscheinen stellst du selbst ein.
Eine Ausfallgebühr sollte vorher klar vereinbart sein, sonst sorgt sie eher für Ärger als für Verlässlichkeit. Wie du Regeln fair formulierst, steht im Beitrag No-Shows vermeiden.
Stand: Oktober 2026. Dieser Artikel ist eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.
Eine Massagepraxis-Software nimmt dir das Telefon ab, plant Räume mit echten Übergangszeiten und hält Blöcke, Gutscheine und Anamnese an einem sicheren Ort. Arbeitest du als Heilmasseur:in, achte zusätzlich darauf, dass die Dokumentation die gesetzliche Aufbewahrungsfrist übersteht.
Wie das für Praxen von einer bis zu mehreren Personen aussieht, zeigt die Seite BigCRM für Massagepraxen. Wenn du es mit deinen eigenen Behandlungen sehen willst, vereinbare eine kostenlose Demo.
Nein. Laut WKO dürfen gewerbliche Masseur:innen nur an gesunden Menschen arbeiten, nicht zu medizinischen oder Heilzwecken. Für die Heilmassage braucht es die Ausbildung beziehungsweise Aufschulung zur medizinischen Masseurin oder zum Heilmasseur. Heilmasseur:innen arbeiten nach ärztlicher Anordnung. Im Buchungssystem solltest du deine Leistungen deshalb so benennen, dass keine Heilwirkung versprochen wird, die du nicht anbieten darfst.
Für Heilmasseur:innen schreibt § 3 MMHmG vor, die Dokumentation mindestens zehn Jahre aufzubewahren. Für gewerbliche Praxen gibt es keine vergleichbare Sonderregel; hier gilt der DSGVO-Grundsatz, Daten nur so lange zu speichern, wie du sie brauchst. Rechnungen und Buchhaltungsbelege sind unabhängig davon nach der BAO sieben Jahre aufzubewahren. Im Zweifel frag deine Steuerberatung oder Interessenvertretung.
Meist gerade dort, weil während der Behandlung niemand ans Telefon geht. Online-Buchung, Erinnerungen mit Absage-Link und automatisch abgezählte Blöcke nehmen dir Arbeit ab, die sonst in die Abendstunden rutscht. BigCRM ist für die Ein-Personen-Praxis genauso gedacht wie für Teams mit mehreren Therapeut:innen und Räumen. Wichtig ist, dass die Einrichtung schlank bleibt.
Ja, über den Link in der Bestätigungs- oder Erinnerungs-Mail, und zwar bis zu der Stornofrist, die du festlegst. Der frei gewordene Termin ist danach sofort wieder online buchbar. Wer später absagt oder nicht erscheint, dem kannst du eine Ausfallgebühr verrechnen, sofern du sie vorher klar vereinbart hast. Nach wiederholtem Nichterscheinen lässt sich die Online-Buchung für diese Person sperren.
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