Kosten­voranschlag

Ein Kostenvoranschlag (KV) ist eine Vorausberechnung, was eine Arbeit voraussichtlich kosten wird, meist aufgeschlüsselt nach Arbeitszeit, Material und sonstigen Kosten. Gegenüber Verbraucher:innen ist er in Österreich grundsätzlich kostenlos und verbindlich, außer es wurde vorher ausdrücklich etwas anderes vereinbart.

Kostenlos oder kostenpflichtig?

Nach § 5 Abs. 1 KSchG müssen Verbraucher:innen für einen Kostenvoranschlag nur zahlen, wenn sie vorher auf diese Zahlungspflicht hingewiesen wurden. Wer etwa für aufwendige Fehlersuche oder ein Aufmaß vor Ort etwas verrechnen will, muss das also sagen, bevor er mit der Arbeit am KV beginnt. Die WKO rät, solche Vereinbarungen schriftlich zu treffen, und schlägt eine Formulierung vor, nach der das bezahlte Entgelt gutgeschrieben wird, wenn aufgrund des Kostenvoranschlags ein Auftrag folgt.

Verbindlich oder unverbindlich?

Hier unterscheiden sich Geschäfte mit Privat- und mit Firmenkund:innen:

• Verbraucher:innen: Liegt der KV dem Vertrag zugrunde, gilt seine Richtigkeit als gewährleistet, wenn nicht ausdrücklich das Gegenteil erklärt wurde (§ 5 Abs. 2 KSchG). Ohne diesen Hinweis ist der Betrag also eine verbindliche Obergrenze.
• Firmenkund:innen: Nach dem ABGB ist es umgekehrt. Verbindlich ist der KV nur, wenn seine Richtigkeit ausdrücklich gewährleistet wurde. Dann darf der Betrieb auch bei unvorhergesehenem Mehraufwand nicht mehr verlangen (§ 1170a Abs. 1 ABGB).
• Unverbindlicher KV: Zeichnet sich eine beträchtliche Überschreitung als unvermeidlich ab, musst du das unverzüglich anzeigen. Die Kundin kann dann gegen angemessene Vergütung der bisherigen Arbeit zurücktreten. Wer nicht warnt, verliert jeden Anspruch auf die Mehrkosten (§ 1170a Abs. 2 ABGB).

Was „beträchtlich“ ist, hängt vom Einzelfall ab. Laut WKO müssen nach der Rechtsprechung Überschreitungen von mehr als 15 Prozent unverzüglich angezeigt werden.

Ein Beispiel aus dem Installateuralltag

Angenommen, ein Installateurbetrieb erstellt für eine Privatkundin einen KV über den Tausch der Wasserleitung im Bad und schreibt nichts zur Verbindlichkeit dazu. Beim Öffnen der Wand zeigt sich, dass die Leitung schwerer zugänglich ist als gedacht. Weil der KV als verbindlich gilt, trägt der Betrieb diesen Mehraufwand selbst. Hätte er ausdrücklich „unverbindlich“ vereinbart, dürfte er Mehrkosten verrechnen, müsste die Kundin aber sofort informieren, sobald eine beträchtliche Überschreitung absehbar ist.

Anders liegt es, wenn neue Arbeiten dazukommen, etwa ein zusätzlich entdeckter Schaden. Das ist kein Teil des ursprünglichen KV, sondern ein Zusatzauftrag, den die Kundin erst freigeben muss. In der Kfz-Werkstatt gilt dasselbe, wenn beim Service ein weiterer Mangel auftaucht. Halte solche Freigaben schriftlich fest, zum Beispiel per E-Mail.

Kostenvoranschläge im Betrieb organisieren

Damit klar bleibt, was vereinbart wurde, sollten KV, Hinweise zu Entgelt und Verbindlichkeit sowie spätere Änderungen an einem Ort liegen, idealerweise im CRM. In BigCRM führt eine durchgehende Kette vom Angebot zum Auftrag und zur Rechnung, und Angebote kann deine Kundin online annehmen. Im Ticket zum Auftrag zeigt ein Budget Soll/Ist früh, wann die Kosten sich der vereinbarten Summe nähern; die Abrechnungsart, etwa Regie oder Pauschale, ist festgehalten. Wird nach Aufwand verrechnet, dokumentiert ein Regiebericht Stunden und Material. Muss für den Termin ein Team eingeteilt werden, übernimmt das die Einsatzplanung.

Wie Werkstätten und Installateurbetriebe Aufträge, Fahrzeuge und Anlagen digital verwalten, zeigen die Artikel Werkstattsoftware für Kfz-Betriebe und Installateur-Software.

Stand: Oktober 2026. Diese Erklärung ist eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.