Auskunfts­recht (Art. 15 DSGVO)

Das Auskunftsrecht nach Art. 15 DSGVO gibt jeder Person das Recht zu erfahren, ob ein Betrieb Daten über sie verarbeitet – und wenn ja, welche, wofür, wie lange und an wen sie weitergegeben werden. Dazu gehört eine kostenlose Kopie der Daten. Antworten musst du grundsätzlich innerhalb eines Monats.

Was die Auskunft enthalten muss

Neben den Daten selbst, samt Notizen, Terminverlauf und Rechnungen, gehören laut Art. 15 Abs. 1 diese Informationen dazu:

• die Zwecke der Verarbeitung und die Kategorien der Daten
• die Empfänger, etwa Hoster, Buchungssystem oder Steuerberatung
• die geplante Speicherdauer oder die Kriterien dafür
• die Rechte auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Widerspruch
• das Beschwerderecht bei der Datenschutzbehörde
• die Herkunft der Daten, wenn sie nicht von der Person selbst stammen

Vieles davon steht bereits in deiner Datenschutzerklärung. Für die Empfänger hilft eine aktuelle Liste deiner Dienstleister, mit denen du einen Auftragsverarbeitungsvertrag hast. Verarbeitest du gar keine Daten der Person, teilst du ihr auch das mit.

Fristen, Form und Kosten

Die Antwort muss unverzüglich kommen, spätestens nach einem Monat (Art. 12 Abs. 3). Bei vielen oder komplexen Anträgen ist eine Verlängerung um zwei weitere Monate möglich. Das musst du aber innerhalb des ersten Monats mitteilen und begründen.

Eine bestimmte Form braucht die Anfrage nicht: Stellen kann man sie per E-Mail, per Brief oder auch persönlich am Empfang. Kommt sie elektronisch, antwortest du in einem gängigen elektronischen Format. Die erste Kopie ist kostenlos, nur für weitere Kopien darfst du ein angemessenes Entgelt verlangen. Hast du begründete Zweifel, wer anfragt, darfst du zusätzliche Angaben zur Identität verlangen. Eine kurze Vorlage für solche Antworten spart dir im Ernstfall Zeit.

Ein Beispiel aus der Praxis

Angenommen, nach einem Streit über eine Haarfarbe schreibt eine Kundin dem Salon: „Was habt ihr alles über mich gespeichert?“ So gehst du vor:

1. Eingangsdatum notieren und die Frist im Kalender eintragen.
2. Identität prüfen, etwa ob die Mail von der hinterlegten Adresse kommt.
3. Alle Quellen durchsuchen: Kundenkartei, Kalender, E-Mail-Postfach, Excel-Listen, Papier und Newsletter-Tool.
4. Daten und Informationen zusammenstellen und verschicken.
5. Anfrage und Antwort mit Datum dokumentieren, damit du später nachweisen kannst, dass du fristgerecht reagiert hast.

Auch eine Notiz wie „schwierige Kundin“ gehört zur Auskunft. Formuliere Notizen deshalb immer sachlich. Das Auskunftsrecht hat Grenzen, etwa wenn Rechte anderer Personen betroffen sind, aber Unangenehmes zurückzuhalten gehört nicht dazu.

Abgrenzung: Auskunft und Datenübertragbarkeit

Verwechselt wird das Auskunftsrecht oft mit dem Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO. Bei der Auskunft geht es darum, zu erfahren, was gespeichert ist. Bei der Übertragbarkeit bekommt die Person die Daten, die sie selbst bereitgestellt hat, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format, um sie etwa zu einem anderen Anbieter mitzunehmen.

Auskunft mit BigCRM

Je weniger Orte Kundendaten haben, desto schneller ist die Auskunft erledigt. In BigCRM liegt das Kundenprofil an einer Stelle, der DSGVO-Export funktioniert auf Knopfdruck, und Werkzeuge für Löschung und Anonymisierung sind ebenfalls eingebaut. Welche Rechte deine Kund:innen sonst noch haben und wie die übrigen DSGVO-Pflichten im Alltag aussehen, erklärt der Beitrag Kundendaten & DSGVO.

Stand: Oktober 2026. Diese Erklärung ist eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.