Pufferzeit (Vor- und Nachbereitungszeit)

Eine Pufferzeit ist eingeplante Zeit vor oder nach einer Leistung, in der nicht behandelt wird, Person, Raum oder Arbeitsplatz aber trotzdem ganz oder teilweise belegt sind. Dazu zählen Vorbereitung, Einwirkzeit, Reinigung, Umbau und Dokumentation. Im Kalender sorgt sie dafür, dass Termine realistisch statt nur rechnerisch hintereinander passen.

Drei Arten von Pufferzeit

• Vorbereitungszeit (Rüstzeit): Kabine richten, Farbe anmischen, Liege beziehen, Werkzeug bereitlegen. Die Mitarbeiterin ist beschäftigt, der Raum belegt.
• Nachbereitungszeit: reinigen und desinfizieren, lüften, kassieren und Notizen in die Kundenkartei schreiben. Auch hier sind Person und Raum gebunden.
• Einwirkzeit: Die Farbe wirkt, die Maske zieht ein. Die Kundin sitzt, der Platz ist belegt, die Stylistin könnte in dieser Zeit aber einen schnellen Walk-in übernehmen.

Die Unterscheidung ist wichtig, weil sie im Kalender unterschiedliche Folgen hat: Vor- und Nachbereitung blockieren Person und Raum, die Einwirkzeit nur den Platz. Wer mehrere Räume, Kabinen oder Stühle verwaltet, kommt damit mitten in die Ressourcenplanung.

Rüstzeiten gibt es nicht nur im Salon. In der Werkstatt gehört das Rangieren des Fahrzeugs auf die Hebebühne dazu, in der Massagepraxis das Nachruhen der Klientin. Ein Tipp: Miss deine Puffer ein, zwei Wochen lang mit der Uhr, statt sie zu schätzen. Die Nachbereitung dauert oft länger, als man denkt.

Warum der Puffer in den Kalender gehört

Viele Betriebe planen den Puffer im Kopf: „Die Gesichtsbehandlung dauert 60 Minuten, ich vergebe aber nur alle 75 Minuten einen Termin.“ Das klappt, solange eine einzige Person den Kalender führt. Sobald Kund:innen selbst buchen oder eine Kollegin Termine vergibt, ist dieses Wissen weg. Dann liegen Termine nahtlos hintereinander, und der Tag läuft von der ersten Stunde an hinterher.

Sauberer ist es, den Puffer direkt an der Leistung zu hinterlegen. Die Online-Terminbuchung zeigt dann nur Zeiten an, die tatsächlich gehen, und die Kundin sieht trotzdem die echte Behandlungsdauer. Bei kombinierten Terminen wie Schnitt plus Farbe sollte das System die Zeiten der einzelnen Leistungen zusammenrechnen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Angenommen, ein Kosmetikstudio mit zwei Kabinen bietet eine Gesichtsbehandlung mit 60 Minuten an. Danach braucht es zehn Minuten für Liege, Handtücher und Desinfektion. Ohne hinterlegten Puffer zeigt der Kalender acht Behandlungen pro Kabine an einem Achtstundentag. In der Praxis schafft die Kosmetikerin keine acht, und jede Kundin wartet etwas länger als die davor.

Mit Puffer passen sechs Behandlungen pünktlich hinein, und es bleibt eine Stunde für Pause und Unvorhergesehenes. Weniger Termine klingen nach weniger Umsatz. Tatsächlich verschwinden aber die Verspätungen, die sonst am Nachmittag zu gehetzten Behandlungen, unzufriedenen Kundinnen und einer ausgefallenen Mittagspause führen.

Pufferzeiten in BigCRM

In BigCRM hinterlegst du Dauer, Preis sowie Vor- und Nachbereitungszeit je Leistung. Mehrere Leistungen lassen sich in einem Termin kombinieren, Dauer und Preis werden automatisch berechnet und bleiben frei änderbar. Die Doppelbuchungs-Prüfung gilt für Personen und Räume, auch beim Verschieben per Drag & Drop, und feste Plätze pro Person bilden ab, wer an welchem Stuhl oder in welcher Kabine arbeitet. Alle Funktionen der Standardversion findest du auf der Seite zu BigCRM.

Wie Salons und Studios ihren Kalender konkret aufbauen, zeigen die Artikel Friseursoftware und Software fürs Kosmetikstudio.