Daten­migration

Eine Datenmigration ist die Übernahme vorhandener Daten aus einem alten System in ein neues – etwa der Kundendaten aus Excel, einem Karteikasten oder einer bisherigen Software in ein CRM. Ziel ist, dass alle Datensätze vollständig, richtig zugeordnet und sofort nutzbar ankommen.

Die Schritte einer Datenmigration

1. Bestandsaufnahme: Welche Daten liegen wo? Neben der eigentlichen Kundenkartei gibt es oft weitere Quellen, etwa Handy-Kontakte, ein Gutscheinbuch oder alte E-Mails. Auch Fotos und Dateianhänge gehören dazu.
2. Export: Die Daten aus dem Altsystem holen, meist als CSV-Datei, also als Tabelle im Textformat.
3. Bereinigen: Doppelte Einträge zusammenführen, Schreibweisen vereinheitlichen, veraltete Kontakte aussortieren.
4. Felder zuordnen: Festlegen, welche alte Spalte in welches neue Feld wandert, zum Beispiel „Tel.“ in „Mobilnummer“ oder ein gemeinsames Namensfeld in Vor- und Nachname.
5. Testimport: Erst eine Stichprobe von einigen Dutzend Datensätzen übernehmen und Stück für Stück kontrollieren.
6. Stichtag: Ab einem festen Datum im Altsystem nichts mehr ändern, dann den Gesamtimport durchführen und das Ergebnis prüfen.

Typische Stolpersteine

• Umlaute: Aus „Müller“ wird „Müller“, wenn Export und Import unterschiedliche Zeichenkodierungen verwenden. UTF-8 ist meist die sichere Wahl.
• Trennzeichen: Deutschsprachiges Excel trennt CSV-Spalten oft mit Semikolon statt mit Komma.
• Telefonnummern: Excel behandelt sie gern als Zahl und streicht die führende Null.
• Datumsformate: Ob 04/03 der 4. März oder der 3. April ist, hängt vom Format ab.
• Restwerte: Offene Gutscheine, Guthaben und Stempelkarten müssen auf den Cent bzw. Stempel genau stimmen.

Plane außerdem Zeit für Sonderfälle ein: Paare mit gemeinsamer Adresse, Firmen mit mehreren Ansprechpersonen oder Notizen, die jahrelang in einem einzigen Feld gesammelt wurden.

Was mitkommt und was nicht

Nicht alles muss ins neue System. Eine gängige Lösung: Aktive Kund:innen ziehen mit vollständigem Verlauf um, alte Datensätze ohne Termine in den letzten Jahren werden geprüft und nur übernommen, wenn es dafür einen Grund gibt. Offene Gutscheine, Guthaben, laufende Pakete und künftige Termine haben Vorrang, denn hier geht es um Geld und Zusagen an Kund:innen.

Abgeschlossene Rechnungen bleiben oft als Archiv im Altsystem oder als PDF-Export erhalten. Kläre vorher, wie lange du noch Zugriff darauf hast.

Ein Beispiel aus der Praxis

Bei Hochzeitstanz Wien lagen die Kundendaten im bisherigen CRM Close. Die Daten wurden in ein individuelles BigCRM übernommen, das seither mehrere Werkzeuge ersetzt – von der Anfrage über Buchung und Stundenpakete bis zur automatischen Honorarnote. Gerade bei so einem Umstieg zeigt sich, wie wichtig die Feldzuordnung ist: Jede Information muss im neuen System dort landen, wo die Abläufe sie erwarten.

Datenschutz bei der Übernahme

Eine Migration ist eine gute Gelegenheit, im Sinne der DSGVO aufzuräumen: Was du nicht mehr brauchst, übernimmst du gar nicht erst. Rechnungen und Belege musst du allerdings nach § 132 BAO sieben Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres. Diese Unterlagen dürfen also nicht einfach mit dem Altsystem verschwinden.

Mit dem neuen Anbieter brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Der alte Anbieter muss deine Daten nach Vertragsende löschen oder zurückgeben, lass dir das bestätigen.

Bei BigCRM übernehmen wir deine bestehenden Kundendaten auf Wunsch schon bei der Einrichtung. Wie du den Umstieg selbst vorbereitest, zeigt der Artikel Von der Excel-Kundenverwaltung zum CRM.