Termin­erinnerung

Eine Terminerinnerung ist eine Nachricht, die Kund:innen vor einem vereinbarten Termin automatisch erhalten, meist per E-Mail, manchmal per SMS. Die Nachricht wiederholt Datum, Uhrzeit, Ort und Leistung und enthält im besten Fall einen Link, über den sich der Termin absagen oder verschieben lässt. Der Hauptzweck: weniger vergessene Termine.

Der richtige Zeitpunkt

Entscheidend ist das Zusammenspiel mit deiner Stornofrist. Gilt bei dir „kostenlos absagen bis 24 Stunden vorher“, muss die Erinnerung davor ankommen. Sonst bleibt der Kundin nur eine kostenpflichtige Absage oder das Wegbleiben, und du erfährst zu spät von der Lücke. Bewährt hat sich diese Abfolge:

Eine Nachricht zwei Stunden vor Beginn hilft zwar gegen Vergessen, kommt für eine Nachbesetzung aber meist zu spät. Bei Terminen, die erst am selben Tag gebucht werden, genügt die Bestätigung; eine zusätzliche Erinnerung würde eher stören.

Was hineingehört

• Datum, Wochentag und Uhrzeit
• Leistung und, falls relevant, die Person, die sie erbringt
• Adresse, bei mehreren Standorten unbedingt der richtige
• was mitzubringen ist, etwa Zulassungsschein oder Befund
• Link zum Absagen und Umbuchen samt Frist

Halte die Nachricht kurz. Die wichtigsten Angaben gehören in die ersten Zeilen, damit sie schon in der Vorschau am Handy zu sehen sind.

Für ein Kosmetikstudio könnte das so klingen: „Hallo Sarah, deine Gesichtsbehandlung bei Mira ist am Freitag um 15:00 Uhr. Du kannst nicht? Über den Link sagst du bis Donnerstag, 15:00 Uhr, kostenlos ab oder suchst dir einen neuen Termin aus.“

E-Mail, SMS oder Messenger?

Die E-Mail ist der übliche Weg, weil sie keine Kosten pro Nachricht verursacht, ausführliche Details und Links enthalten kann und später nachvollziehbar bleibt. Eine SMS wird oft schneller gelesen, verursacht aber Kosten pro Nachricht und bietet wenig Platz. Messenger wie WhatsApp sind beliebt, bringen aber einen weiteren Anbieter und damit zusätzliche Datenschutzfragen ins Spiel. Wichtiger als der Kanal sind ohnehin der richtige Zeitpunkt und ein Absagelink, der ohne Anmeldung funktioniert.

Terminerinnerung ist keine Werbung

Für E-Mails und SMS zu Zwecken der Direktwerbung verlangt § 174 Abs. 3 TKG 2021 grundsätzlich eine vorherige Einwilligung. Eine reine Terminerinnerung dient der Abwicklung eines bereits vereinbarten Termins und ist daher in der Regel keine Direktwerbung. Datenschutzrechtlich stützt sie sich üblicherweise auf die Vertragsabwicklung nach der DSGVO.

Die Grenze ist aber schnell überschritten: Die WKO legt den Werbebegriff weit aus, schon ein bloßes Angebot kann Werbung sein. Ein Rabatt auf die nächste Behandlung oder ein Produkttipp hat in der Erinnerung deshalb nichts verloren. Für solche Inhalte brauchst du eine eigene Zustimmung, am besten per Double-Opt-in.

Warum Erinnerungen der wichtigste Hebel gegen No-Shows sind und wie faire Stornoregeln samt Ausfallhonorar aussehen, zeigt der Artikel No-Shows vermeiden. In BigCRM gehen Bestätigung und Erinnerung automatisch per E-Mail hinaus, jeweils mit Link zum Absagen oder Umbuchen.

Stand: Oktober 2026. Diese Erklärung ist eine praktische Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung.