Webhook

Ein Webhook ist eine automatische Nachricht, die ein Programm an die Internetadresse eines anderen Programms schickt, sobald ein bestimmtes Ereignis eintritt – zum Beispiel „neue Bestellung“ oder „Termin gebucht“. Das empfangende System erfährt so sofort davon und kann reagieren, ohne ständig nachfragen zu müssen.

So funktioniert ein Webhook

Im sendenden System legst du fest, bei welchem Ereignis welche Adresse benachrichtigt wird. Tritt das Ereignis ein, schickt es eine Anfrage an diese Adresse, meist mit den wichtigsten Daten im JSON-Format, einem einfachen Textformat für strukturierte Daten. Das empfangende System bestätigt den Empfang und startet seinen eigenen Ablauf. Die Zieladresse nennt man auch Endpunkt: eine ganz normale URL, die allerdings nicht für Menschen, sondern für Programme gedacht ist.

Ein Bild dafür ist die Türklingel: Statt alle paar Minuten zur Tür zu gehen und nachzusehen, ob jemand da ist, wartest du, bis es läutet. Für dich als Betrieb heißt das: Informationen sind dort, wo sie gebraucht werden, ohne dass jemand sie abtippt.

Abgrenzung: Webhook vs. API-Abfrage

Bei einer klassischen Abfrage über eine REST-API fragt dein System in regelmäßigen Abständen nach: „Gibt es etwas Neues?“ Meist lautet die Antwort Nein, und trotzdem kostet jede Anfrage Rechenzeit. Ein Webhook dreht das um: Das andere System meldet sich nur, wenn wirklich etwas passiert ist.

Oft arbeiten beide zusammen. Die Google Calendar API etwa schickt laut Google-Entwicklerdokumentation bei Änderungen nur einen Hinweis ohne Inhalt an eine HTTPS-Adresse. Die Details holt sich das empfangende System danach gezielt über die API.

Beispiele aus dem Betriebsalltag

• Im WooCommerce-Shop wird ein Gutschein gekauft, und das Kundensystem legt automatisch einen Eintrag an.
• Eine Online-Zahlung geht ein, und die Rechnung wird als bezahlt markiert.
• Jemand meldet sich vom Newsletter ab, und die Kundenkartei vermerkt das.
• Eine neue Buchung löst eine Nachricht im Team-Chat aus.
• Ein Kontaktformular übergibt die Anfrage direkt an das Kundensystem, statt nur eine E-Mail zu verschicken.

Solche Ketten sind die Grundlage vieler Workflow-Automatisierungen. In WooCommerce richtest du Webhooks zum Beispiel unter Einstellungen › Erweitert › Webhooks ein und wählst dort das auslösende Ereignis und die Zieladresse.

Worauf du achten solltest

• Nur verschlüsselt: Die Daten sind unterwegs, also gehört eine Verbindung per HTTPS dazu.
• Absender prüfen: Ein geheimer Schlüssel oder eine Signatur stellt sicher, dass die Nachricht wirklich vom erwarteten System kommt. WooCommerce etwa signiert jede Nachricht mit einem solchen Schlüssel.
• Fehler einplanen: Ist der Empfänger kurz nicht erreichbar, wiederholen manche Systeme die Zustellung, andere schalten den Webhook nach mehreren Fehlschlägen ab. Doppelt zugestellte Nachrichten dürfen keine doppelten Einträge erzeugen.
• Datensparsam bleiben: Schick nur die Daten mit, die der Empfänger braucht. Läuft die Verbindung über einen externen Vermittlungsdienst, verarbeitet auch dieser Kundendaten und braucht einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Wenn zwei Programme in deinem Betrieb miteinander reden sollen und es dafür keine fertige Lösung gibt, lässt sich die Verbindung als eigenes Plugin umsetzen. Das ist ein typischer Fall für BigPlugins. Vorher lohnt ein Blick, ob die beteiligten Programme Webhooks überhaupt anbieten und welche Ereignisse sie kennen. Wie solche Verknüpfungen beim Umstieg auf ein CRM helfen, zeigen die Beiträge Von der Excel-Kundenverwaltung zum CRM und CRM für Dienstleister.